Kannatusyhdistyksen tietosuojaseloste

Rekisterinpitäjä

Suomen Kulttuurirahaston Kannatusyhdistys ry
0116948-1
Bulevardi 5 A, 00120 Helsinki
puhelin + 358 9 612 810
sähköposti yleisinfo@skr.fi tai etunimi.sukunimi@skr.fi

Rekisteristä vastaava henkilö

Antti Arjava, yliasiamies
yhteystiedot yllä
sähköposti etunimi.sukunimi@skr.fi

1. Henkilötietojen käsittelyn perusteet

Käsittelyn peruste on yhdistyslaki (503/1989) ja sen velvoite ylläpitää jäsenluetteloa. Lisäksi kerätään ja ylläpidetään yhteystietoja yhdistyksen toimintaa varten.

Arkaluonteisten tietojen osalta käsittelyn perusteena on jäsenen suostumus.

2. Rekisterin käyttötarkoitus

Rekisteröityjä ovat yhdistyksen varsinaiset ja kunniajäsenet.

Yhdistyksen johtokunta on osoittanut rekisterinpitäjäksi Suomen Kulttuurirahasto sr:n (0116947-3).

Jäsenrekisteriin tallennetaan ne tiedot, jotka jäseneksi hyväksytty on itse antanut yhdistyksen käytettäväksi. Yhdistyslain nojalla jäseniltä kerätään seuraavat tiedot:

nimi, osoite, mahdollinen sähköpostiosoite, ammatti sekä jäsenyyden alkamis- ja päättymispäivä. 

Muita tietoja kerätään vain jäsenen suostumuksella.

Tapahtumien yhteydessä voidaan tapahtuman luonne huomioiden kerätä myös esim. puhelinnumero tai muita järjestelyihin liittyviä tietoja.

3. Säännönmukaiset tietolähteet

Tiedot kerätään suoraan jäseniksi hyväksytyiltä jäseneksi pyytämisen yhteydessä. Jäsenillä on mahdollisuus päivittää tietonsa ottamalla yhteyttä jäsenasioita hoitavaan henkilöön.

4. Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Tietoja ei luovuteta kaupalliseen tarkoitukseen.

Yhdistyksen toimintaa ja tiedottamista varten yhteystietoja voidaan luovuttaa Suomen Kulttuurirahastoon asiakkuussuhteessa oleville, ammattimaista sähköpostiviestintää taikka painotoimintaa harjoittaville yrityksille (mm. kutsut, uutiskirjeet, Tammenlastuja-lehti).

Yhdistyksen järjestämiin tilaisuuksiin tai matkoihin liittyen jäsenen antamia tietoja voidaan tarvittavassa määrin antaa ulkopuolisille järjestäjille.

5. Rekisterin suojauksen periaatteet

Kulttuurirahasto on ohjeistanut yhdistyksen henkilötietojen käsittelyyn osallistuvaa henkilöstöään henkilötietojen oikeasta käsittelystä ja niiden luottamuksellisuudesta. Tietoja pääsevät käsittelemään vain ennalta nimetyt henkilöt, joiden työtehtävät tätä vaativat. Kullakin nimetyllä käyttäjällä on henkilökohtainen käyttäjätunnus ja salasana. Henkilötiedot on suojattu ulkopuoliselta käytöltä sekä pääsyltä henkilötietoihin.

Kulttuurirahaston ja sen alihankkijoiden tietoverkko ja laitteisto, jolla henkilötiedot sijaitsevat, on suojattu palomuurilla, salasanoilla ja muilla asianmukaisilla teknisillä toimenpiteillä. Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa, joihin on järjestetty asianmukainen kulunvalvonta ja pääsyä tiloihin on rajoitettu.

Manuaalinen aineisto (jäsentietoja koskeva arkisto) säilytetään lukitussa tilassa ja sinne on pääsy vain asiaankuuluvilla, erikseen nimetyillä henkilöillä.

6. Evästekäytäntö

Eväste on pieni tiedosto, jonka verkkosivusto varastoi vierailijan tietokoneelle ja jonka vierailijan selain tarjoaa verkkosivuille aina kun vierailija käy sivustolla.  Evästeitä käytetään Kulttuurirahaston verkkosivujen liikenteen seuraamiseen.  Evästeitä ei käytetä markkinointiin eikä mainostamiseen.  Evästeet voi poistaa käytöstä taikka asentaa selaimen asetuksista evästeille hälytyksen.

7. Henkilötietojen säilyttäminen

Sähköiseen henkilörekisteriin talletettuja henkilötietoja säilytetään jäsenyyden keston ajan. Yhdistyksen arkistoon talletetaan kuitenkin jäsenten nimi, kotipaikka ja jäsenyyden kestoaika.

Tapahtumiin liittyvät lisätiedot säilytetään sähköisessä henkilörekisterissä kahden toimintavuoden ajan, minkä jälkeen ne hävitetään.

Kaikkien tietojen hävitys toteutetaan tietoturvallisesti.

8. Oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus saada tietoonsa se, mitä tietoja hänestä on rekisteröity yhdistyksen jäsenrekisteriin (tarkastusoikeus). Lisäksi rekisteröidyllä on oikeus saada virheelliset tiedot korjatuksi (oikeus vaatia tiedon korjaamista). Rekisteröidyllä on lisäksi oikeus vaatia henkilötietojensa poistamista milloin tahansa. Mikäli tietojen antaminen on perustunut suostumukseen, poistamme tiedot heti. Mikäli tiedot on rekisteröity yhdistyslain perusteella, teemme mahdollisesta poistamisesta erillisen kirjallisen päätöksen. Rekisteröidyllä on aina oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle (tietosuojavaltuutettu).

9. Muutokset tietosuojaselosteeseen

Tätä tietosuojaselostetta voidaan aika ajoin muuttaa joko ilmoittaen siitä etukäteen tai ilmoittamatta. Tämä seloste on päivitetty viimeksi 21.5.2018.

10. Tietosuojaselosteen saatavuus

Tämä  tietosuojaseloste pidetään jokaisen saatavilla Suomen Kulttuurirahaston toimipaikassa sekä kotisivuilla osoitteessa skr.fi/kannatusyhdistys.