Sisäinen valvonta

Suomen Kulttuurirahaston hallituksen vastuulla olevan sisäisen valvonnan tavoitteena on mm. varmistaa säätiön säännöissä määrätyn tarkoituksen toteutuminen, pääoman turvaaminen, toiminnan tuloksellisuus, informaation luotettavuus sekä säännösten ja ohjeiden noudattaminen. Sisäinen valvonta ja riskinhallinta on pyritty saamaan osaksi säätiön normaalia johtamista ja toimintaa, josta vastaa toimitusjohtaja.

Säätiöllä on hallintoneuvosto, joka valvoo säätiön tarkoituksen toteutumista ja hallituksen toimintaa. Hallintoneuvosto hyväksyy hallituksen esityksestä säätiön talousarvion, toimintakertomuksen ja tilinpäätöksen. Sijoitustoimintaa ohjeistaa ja sen tuloksellisuutta valvoo hallituksen apuelimenä toimiva raha-asiain toimikunta.

Säätiön hallituksen ja johtoryhmän vuosisykliin sisältyy strategisten keskustelujen sekä tilinpäätöksen yhteydessä arviointia säätiön riskeistä ja niiden riittävästä hallinnasta. Suurimmat epävarmuudet liittyvät säätiön kykyyn turvata pääoma, ylläpitää varojen käytön taso sekä säilyttää hyvä julkinen kuva. Näitä seurataan jatkuvasti. Johtoryhmä arvioi riskejä myös osana operatiivista suunnittelua ja toimintaa sekä raportoi tarvittaessa havainnoista ja toimenpiteistä hallitukselle.

Kukin säätiön osasto vastaa oman vastuualueensa sisäisen valvonnan tehokkuudesta mukaan lukien mm. toiminnan tuloksellisuus, informaation luotettavuus sekä säännösten ja ohjeiden noudattaminen. Talousosasto arvioi osastojen taloudellista raportointia.

Riskienhallintaa tukevat sisäiset kontrollijärjestelmät ja ohjeet. Siihen liittyvää ohjeistusta on erikseen laadittu mm. seuraavista aiheista: apurahaprosessi, kulttuurihankkeiden käsittelyprosessi, johdon vastuurajat, taloushallinnon ohjeet, testamenttien ja lahjoitusten vastaanottaminen, tietojärjestelmät ja tietoturva, sijoitustoiminta sekä väärinkäytösten ennaltaehkäisy.

Taloudellisesta raportoinnista vastaavat toimitusjohtaja, varainhoidon asiamies ja hallinnosta vastaava asiamies yhdessä talousosaston kanssa. Raportointi perustuu hallinnollisten prosessien, säätiön omien apurahajärjestelmien ja taloushallinnon järjestelmien tuottamaan tietoon. Talousosasto määrittää taloudellisten prosessien valvontatoimet. Niitä ovat erilaiset täsmäytykset, tarkistukset ja analyysit, joilla pyritään varmistamaan raportoinnissa käytettävien tietojen oikeellisuus. Poikkeamat edelliseen vuoteen ja talousarvioon analysoidaan.

Säätiössä ei ole erillistä sisäisen valvonnan yksikköä, joten henkilökunnan tärkeänä keskustelukumppanina sisäisen valvonnan kysymyksissä on lakisääteistä tilintarkastusta hoitava tilintarkastusyhteisö. Hyvä yhteistyö tilintarkastajien kanssa on mahdollistanut vuosittain myös sisäistä valvontaa palvelevien erityisten tarkastusteemojen asettamisen tilintarkastukselle.

Pääosa säätiön sijoitustoiminnasta on ulkoistettu sijoitustoimintaa hoitaville yhteistyökumppaneille. Yhteistyökumppaneiksi valitaan säännellyillä markkinoilla pitkään toimineita hyvämaineisia varainhoitajia. Kotimaisia varainhoitajia valvoo Finanssivalvonta (FIVA). Kulttuurirahaston salkussa olevien muiden kuin kotimaisten varainhoitajien sijoitusrahastojen valinta perustuu Suomessa toimivien hyvämaineisten palveluntarjoajien rahastotutkimukseen ja salkkuun otetaan pääsääntöisesti vain heidän suosittelemiaan rahastoja. Vaihtoehtoisten sijoitusten osalta käytetään kotimaisten palveluntarjoajien lisäksi hyvämaineisia ja vakiintuneita ulkomaisia palveluntarjoajia, joita edellä mainittu rahastotutkimus ei kata. Ulkomaiset varainhoitajat ovat kotipaikkansa viranomaisvalvonnan alaisia.

Sijoituspäätökset tehdään hallituksen hyväksymän ohjeistuksen ja vastuurajojen mukaisesti. Raha-asiain toimikunta kokoontuu säännöllisesti. Kokouksissa toimikunnalle raportoidaan kaikki tehdyt sijoitukset ja tapahtuneet sijoitusmuutokset. Raha-asiain toimikunta antaa sijoitustoiminnasta säätiön hallitukselle selvityksen vähintään kaksi kertaa vuodessa.

Varainhoitajien kaikki sijoitustapahtumat tallennetaan Kulttuurirahaston omaan salkunhallintajärjestelmään ja saldot täsmäytetään säännöllisesti varanhoitajien raporttien kanssa. Kulttuurirahaston omista järjestelmistä saatavien sijoitustoiminnan tietojen täydennyksenä ja kontrollina toimii lisäksi ulkopuolisen, sijoitustoiminnan tuottoraportointiin erikoistuneen palveluntarjoajan tuottama tieto.

Toimivien tytäryhtiöiden kirjanpito ja taloushallinto on ulkoistettu ulkopuoliselle kiinteistöpalveluihin erikoistuneelle palveluntarjoajalle. Hallinnosta vastaava asiamies tekee säännöllisesti sisäisiä valvontakäyntejä palveluntarjoajan luo tytäryhtiöiden taloushallinnon tarkastamiseksi. Tytäryhtiöiden raportoinnin tuloksia seurataan ja mahdolliset poikkeamat edelliseen vuoteen ja talousarvioon analysoidaan.