Tietosuojaseloste koskien apurahahakemuksia arvioivia asiantuntijoita
Käsittelemme henkilötietoja ainoastaan tietosuoja-asetuksen ja muun soveltuvan lainsäädännön puitteissa ja kunnioitamme oikeuttasi yksityisyyteen.
Tällä tietosuojaselosteella kerromme, miten me Suomen Kulttuurirahasto sr:ssä (”Säätiö”) käsittelemme apurahahakemuksia arvioivien asiantuntijoiden henkilötietoja. Kerromme sinulle myös oikeuksistasi liittyen henkilötietojesi käsittelyyn.
1. Kuka on rekisterinpitäjä?
Suomen Kulttuurirahasto sr (0116947-3)
Bulevardi 5 A, 00120 Helsinki
puhelin + 358 9 612 810
Yhteyshenkilö tietosuojaan liittyen:
varatoimitusjohtaja Juhana Lassila
juhana.lassila@skr.fi
2. Miten henkilötietojasi käsitellään?
a) Asiantuntijapooliin rekisteröidyt asiantuntijat
Mitä tietoja voimme käsitellä sinusta?
- nimi*
- oppiarvo tai ammatti*
- yhteystiedot*
- asiointikieli
- henkilötunnus *
- sukupuoli *
- syntymävuosi *
- orcid
- toimipaikka
- asiantuntija-alat *
- uravaihe *
- erityinen rooli taiteen/tieteen kentällä *
- tarkennukset asiantuntijuuteen*
- sidonnaisuudet*
- käytettävyys*
- muut mahdolliseen apurahatoimintaan ja hankkeisiin liittyvät asiantuntijatehtävät sekä luottamushenkilörekrytoinnit
Pakolliset tiedot on merkitty edellä olevaan listaan *-merkillä.
Miten keräämme tietosi?
Tietoja kerätään ensinnäkin sinulta itseltäsi, kun kirjaudut asiantuntijapoolin verkkopalveluun ja ilmoitat olevasi käytettävissä asiantuntijatehtävään. Antamiasi tietoja voidaan myös tarkistaa ja täydentää julkisista lähteistä.
Miksi käsittelemme tietojasi ja mikä on käsittelyn oikeusperusta?
Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on asiantuntijoiden yksilöiminen sekä apurahahakemusten arvioinnin mahdollistaminen asiantuntijoiden itse ilmoittaman asiantuntijuuden perusteella. Tietoja käsitellään myös palkkionmaksatusta varten.
Voimme käsitellä henkilötietojasi myös tutkimuksellisissa ja tilastointitarkoituksissa Säätiön sekä mahdollisen ulkoisen tutkimustahon oikeutetun edun perusteella.
Sinulla on oikeus vastustaa sinuun kohdistuvia käsittelytoimia erityisen henkilökohtaisen tilanteesi perusteella, kun käsittelemme henkilötietojasi oikeutetun edun perusteella. Voit olla yhteydessä meihin osoitteessa yleisinfo@skr.fi , jos haluat vastustaa tietojesi käsittelyä. Sinun tulee yksilöidä se erityinen tilanne, johon perustuen vastustat käsittelyä.
Lisäksi käsittelyn oikeusperustana voi olla säätiön lakisääteinen velvoite.
Kenelle tietojasi luovutetaan?
Säätiö voi luovuttaa henkilötietojasi apurahaprosessin kannalta olennaisille tahoille sekä tutkimus- tai tilastointitarkoituksissa. Säätiö varmistaa aina ennen luovutuksia tietosuoja-asetuksen määräysten mukaisuuden luovutuksissa, solmii luovutustensaajien kanssa tarpeelliset sopimukset ja varmistuu luovutuksensaajien riittävästä tietoturvan tasosta.
Voimme julkistaa asiantuntijoiden nimet ulkopuolisille viiden vuoden yhteislistoissa, jolloin yksittäisiä asiantuntijoita ei voida yhdistää tiettyyn vuoteen. Yhteislistojen julkistamisesta päätetään aina erikseen.
Voimme luovuttaa tietojasi arkistointia ja mahdollista tutkimuskäyttöä varten Kansallisarkistoon.
Voimme luovuttaa tietojasi myös muille tutkimuslaitoksille ja yksittäisille tutkijoille tieteellisiä tai historiallisia tutkimuksia varten.
Luovutamme henkilötietojasi lakisääteisen velvoitteen perusteella myös viranomaistahoille, esimerkiksi verohallinnolle.
Voimme käyttää apurahaprosessissa toiminnan tehostamiseen ja nopeuttamiseen tekoälyjärjestelmiä. Tekoälyjärjestelmissä voidaan käsitellä myös henkilötietoja. Tekoälyä ei käytetä itsenäiseen päätöksentekoon ja tekoälyn toimintaa valvotaan aina ihmisten toimesta. Olemme toteuttaneet tekoälyasetuksen ja henkilötietojen suojan kannalta tarpeelliset riskiarviot ja varmistaneet järjestelmien tietosuojan ja tietoturvan tasosta ennen sen käyttöönottoa. Pidämme yllä henkilöstömme tekoälyosaamista (AI literacy) koulutuksilla.
Käytämme henkilötietojen käsittelyssä apuna ulkoisia palveluntarjoajia (sähköpostijärjestelmä, tekoäly, viestintäsovellus, arkistointi), jotka käsittelevät henkilötietojasi tämän tietosuojaselosteen mukaisissa tarkoituksissa.
Henkilötietoja voidaan siirtää näiden palveluntarjoajien osalta myös EU:n/ETA:n ulkopuolisille palvelimille.
Mikäli henkilötietoja siirtyy EU:n/ETA:n ulkopuolelle, varmistetaan, että henkilötietojen käsittely suojataan riittävällä tavalla ja käsitellään tämän sopimuksen mukaisesti. Suoja voi sisältää esimerkiksi Euroopan komission riittävyyspäätöksen tai asianmukaiset sopimuslausekkeet, kuten Euroopan komission hyväksymät mallilausekkeet ja muut asianmukaiset turvatoimet.
Kuinka pitkään säilytämme tietoja?
Apurahahakemusten arviointitiedot säilytetään pysyvästi säätiön apurahatoiminnan mahdollistamiseksi, kehittämiseksi ja avoimuuden varmistamiseksi.
b) Tiedot asiantuntijoista, joita voitaisiin pyytää asiantuntijapooliin
Mitä tietoja voimme käsitellä sinusta?
- nimi*
- oppiarvo tai ammatti*
- yhteystiedot*
- toimipaikka *
- asiantuntija-alat *
Miten keräämme tietosi?
Tietoja kerätään julkisista lähteistä, esimerkiksi printti- ja digitaalisista julkaisuista, julkisilta verkkosivuilta sekä ammatillisilta ja avoimilta sosiaalisen median alustoilta.
Miksi käsittelemme tietojasi ja mikä on käsittelyn oikeusperusta?
Henkilötietojen käsittelyn perusteena on oikeutettu etu.
Sinulla on oikeus vastustaa sinuun kohdistuvia käsittelytoimia erityisen henkilökohtaisen tilanteesi perusteella, kun käsittelemme henkilötietojasi oikeutetun edun perusteella. Voit olla yhteydessä meihin osoitteessa yleisinfo@skr.fi , jos haluat vastustaa tietojesi käsittelyä. Sinun tulee yksilöidä se erityinen tilanne, johon perustuen vastustat käsittelyä.
Kenelle tietojasi luovutetaan?
Voimme käyttää apurahaprosessissa toiminnan tehostamiseen ja nopeuttamiseen tekoälyjärjestelmiä. Tekoälyjärjestelmissä voidaan käsitellä myös henkilötietoja. Tekoälyä ei käytetä itsenäiseen päätöksentekoon ja tekoälyn toimintaa valvotaan aina ihmisten toimesta. Olemme toteuttaneet tekoälyasetuksen ja henkilötietojen suojan kannalta tarpeelliset riskiarviot ja varmistaneet järjestelmien tietosuojan ja tietoturvan tasosta ennen sen käyttöönottoa. Pidämme yllä henkilöstömme tekoälyosaamista (AI literacy) koulutuksilla.
Käytämme henkilötietojen käsittelyssä apuna ulkoisia palveluntarjoajia (sähköpostijärjestelmä, tekoäly, viestintäsovellus, arkistointi), jotka käsittelevät henkilötietojasi tämän tietosuojaselosteen mukaisissa tarkoituksissa.
Henkilötietoja voidaan siirtää näiden palveluntarjoajien osalta myös EU:n/ETA:n ulkopuolisille palvelimille.
Mikäli henkilötietoja siirtyy EU:n/ETA:n ulkopuolelle, varmistetaan, että henkilötietojen käsittely suojataan riittävällä tavalla ja käsitellään tämän sopimuksen mukaisesti. Suoja voi sisältää esimerkiksi Euroopan komission riittävyyspäätöksen tai asianmukaiset sopimuslausekkeet, kuten Euroopan komission hyväksymät mallilausekkeet ja muut asianmukaiset turvatoimet.
Säätiö varmistaa aina ennen luovutuksia tietosuoja-asetuksen määräysten mukaisuuden luovutuksissa, solmii luovutustensaajien kanssa tarpeelliset sopimukset ja varmistuu luovutuksensaajien riittävästä tietoturvan tasosta.
Kuinka pitkään säilytämme tietoja?
Tiedot käydään läpi vuosittain. Tiedot poistetaan pyydettäessä tai silloin,
kun säätiö on muulla tavalla saanut tiedon siitä, ettei rekisteröity ole enää käytettävissä tehtävään.
3. Miten olemme suojanneet henkilötietosi?
Käytössämme on toimintamme kannalta riittävät tekniset ja organisatoriset menetelmät ja suojakeinot, joilla pyrimme varmistamaan henkilötietojen tietoturvallisuuden.
Sähköisessä muodossa olevat henkilötiedot on suojattu yleisesti hyväksyttävin ja kohtuullisin teknisin keinoin kuten palomuurein ja salasanoin. Muut kuin sähköisessä muodossa olevat rekisterin henkilötietoja sisältävät aineistot sijaitsevat lukituissa tiloissa, joihin asiattomilta on pääsy estetty.
Henkilötietojen päivitys- ja katseluoikeuksia on rajoitettu sekä henkilöllisesti että ajallisesti rekisterinpitäjän sisäisin, keskitetysti hallinnoiduin käyttöoikeuksin. Käyttämiemme palveluntarjoajiamme kanssa on tehty asianmukaiset sopimukset ja varmistettu henkilötietojen luottamuksellisuuden ja turvallisuuden suojaaminen.
4. Evästekäytäntömme
Säätiö käyttää erilaisia evästeitä kotisivuillaan, joiden avulla voidaan kerätä myös henkilötietojasi.
Vieraillessasi sivustollamme ensimmäisen kerran, pyydämme suostumustasi muiden kuin välttämättömien evästeiden tallentamiseen. Saat lisätietoa evästeistä verkkosivustoltamme kohdasta evästeasetukset, joista voit myös myöhemmin poistaa evästeet käytöstä.
5. Mitkä ovat sinun oikeutesi henkilötietojen käsittelyyn liittyen?
Sinulla on oikeus tarkistaa, mitä sinua koskevia tietoja on talletettu. Tämä pyyntö voidaan evätä laissa säädetyin perustein. Oikeuden käyttö on maksutonta.
Säätiö suojaa hakijoiden, lausunnonantajien ja asiantuntijoiden oikeutta yksityisyyteen eikä luovuta hakemuksia koskevia lausuntoja tai arvioita apurahan hakijoille, apurahansaajille tai kolmansille.
Sinulla on oikeus pyytää oikaisemaan sinua koskeva virheellinen tieto. Lisäksi sinulla on tietyissä tilanteissa oikeus pyytää poistamaan sinua koskevat tiedot tai pyytää käsittelyn rajoittamista laissa säädetyin perustein.
Siltä osin, kun olet toimittanut itse meille tietoja, sinulla voi olla oikeus saada tällaiset tiedot koneluettavassa muodossa ja oikeus siirtää nämä tiedot toiselle rekisterinpitäjälle.
Siltä osin kun, olet antanut suostumuksesi henkilötietojen käsittelyyn, sinulla on oikeus peruuttaa suostumuksesi milloin tahansa olemalla yhteydessä tietosuojayhteyshenkilöön. Tämä voi vaikuttaa mahdollisuuteemme käsitellä tai myöntää apuraha.
Mikäli sinulla on kysymyksiä liittyen henkilötietojesi käsittelyyn, pyydämme sinua olemaan yhteydessä meihin osoitteessa yleisinfo@skr.fi. Mikäli katsot, että emme ole noudattaneet toiminnassamme soveltuvaa tietosuojasääntelyä, sinulla on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle.
Toimivaltainen valvontaviranomainen asiakkaan henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä asioissa on Tietosuojavaltuutetun toimisto, Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki, puh. 029 566 6700, tietosuoja@om.fi.