Taidekoti Kirpilän asiakkaita koskeva tietosuojaseloste
Käsittelemme henkilötietoja ainoastaan tietosuoja-asetuksen ja muun soveltuvan lainsäädännön puitteissa ja kunnioitamme oikeuttasi yksityisyyteen.
Tällä tietosuojaselosteella kerromme, miten me käsittelemme henkilötietoja Taidekoti Kirpilän toiminnassa. Kerromme sinulle myös oikeuksistasi liittyen henkilötietojesi käsittelyyn.
1. Kuka on rekisterinpitäjä?
Suomen Kulttuurirahasto sr (”Säätiö”)
0116947-3
Bulevardi 5 A, 00120 Helsinki
puhelin + 358 9 612 810
Yhteyshenkilö tietosuojaan liittyen:
Heta Kaisto
Heta.kaisto@skr.fi
2. Miten henkilötietojasi käsitellään?
- Asiakkaat
Mitä tietoja voimme käsitellä sinusta?
- nimi ja yhteystiedot; osoite, sähköposti, puhelinnumero
- kulunvalvontajärjestelmän mahdollisesti sinusta ottamat still-kuvat
Miten keräämme tietosi?
Tiedot kerätään lähtökohtaisesti sinulta itseltäsi tapahtumailmoittautumisen, puhelinvarauksen, sähköpostivarauksen tai paikan päällä tapahtuneen varauksen yhteydessä tai tilatessasi Taidekoti Kirpilän uutiskirjeen.
Tapahtumailmoittautumisen tai varauksen voi tehdä puolestasi myös muu henkilö, mikä olet antanut suostumuksesi tälle henkilölle henkilötietojen luovuttamiseen Taidekoti Kirpilälle.
Miksi käsittelemme tietojasi ja mikä on käsittelyn oikeusperusta?
Käsittelemme henkilötietojasi tapahtumailmoittamisten käsittelemiseen ja varausten tekemiseen Taidekoti Kirpilän toiminnassa ja eri tapahtumissa. Oikeusperuste käsittelylle näissä tilanteissa on antamasi suostumus henkilötietojen käsittelylle.
Voimme käsitellä henkilötietojasi myös asiakastyytyväisyyskyselyiden toteuttamiseen. Tällöin oikeusperusteena on Taidekoti Kirpilän oikeutettu etu arvioida ja kehittää toimintaansa asiakaspalautteiden perusteella.
Voimme käsitellä henkilötietojasi myös tutkimuksellisissa ja tilastointitarkoituksissa Säätiön sekä mahdollisen ulkoisen tutkimustahon oikeutetun edun perusteella.
Sinulla on oikeus vastustaa sinuun kohdistuvia käsittelytoimia erityisen henkilökohtaisen tilanteesi perusteella, kun käsittelemme henkilötietojasi oikeutetun edun perusteella. Voit olla yhteydessä meihin osoitteessa taidekoti@skr.fi, jos haluat vastustaa tietojesi käsittelyä. Sinun tulee yksilöidä se erityinen tilanne, johon perustuen vastustat käsittelyä.
Voimme käsitellä henkilötietojasi viestiäksemme Taidekodin toimintaan liittyvistä uutisista, tapahtumista tai muista seikoista uutiskirjeemme välityksellä, mikäli olet antanut suostumuksesi uutiskirjeen vastaanottamiselle.
Sinulla on oikeus peruuttaa suostumuksesi milloin tahansa osoitteessa taidekoti@skr.fi .
Kenelle tietojasi luovutetaan?
Emme lähtökohtaisesti luovuta tietojasi kolmansille osapuolille.
Voimme luovuttaa tietojasi tutkimus- tai tilastointi- sekä arkistointitarkoituksessa kolmansille. Säätiö varmistaa aina ennen luovutuksia tietosuoja-asetuksen määräysten mukaisuuden luovutuksissa, solmii luovutustensaajien kanssa tarpeelliset sopimukset ja varmistuu luovutuksensaajien riittävästä tietoturvan tasosta.
Voimme käyttää henkilötietojen käsittelyssä toiminnan tehostamiseen ja nopeuttamiseen tekoälyjärjestelmiä. Tekoälyjärjestelmissä voidaan käsitellä myös henkilötietoja. Tekoälyä ei käytetä itsenäiseen päätöksentekoon ja tekoälyn toimintaa valvotaan aina ihmisten toimesta. Olemme toteuttaneet tekoälyasetuksen ja henkilötietojen suojan kannalta tarpeelliset riskiarviot ja varmistaneet järjestelmien tietosuojan ja tietoturvan tasosta ennen sen käyttöönottoa. Pidämme yllä henkilöstömme tekoälyosaamista (AI literacy) koulutuksilla.
Käytämme henkilötietojen käsittelyssä apuna ulkoisia palveluntarjoajia (sähköpostijärjestelmä, tekoälyjärjestelmä, viestintäsovellus, arkistointi, ICT-palveluntarjoaja), jotka käsittelevät henkilötietojasi tämän tietosuojaselosteen mukaisissa tarkoituksissa.
Henkilötietoja voidaan siirtää näiden palveluntarjoajien osalta myös EU:n/ETA:n ulkopuolisille palvelimille.
Mikäli henkilötietoja siirtyy EU:n/ETA:n ulkopuolelle, varmistetaan, että henkilötietojen käsittely suojataan riittävällä tavalla ja käsitellään tämän sopimuksen mukaisesti. Suoja voi sisältää esimerkiksi Euroopan komission riittävyyspäätöksen tai asianmukaiset sopimuslausekkeet, kuten Euroopan komission hyväksymät mallilausekkeet ja muut asianmukaiset turvatoimet.
Kuinka pitkään säilytämme tietoja?
Lomakkeiden kautta annettavat tiedot poistetaan vuoden kuluttua lomakkeen lähettämisestä.
Kulunvalvontajärjestelmän kautta mahdollisesti otettavat still-kuvat poistetaan, kun niiden säilyttämiselle ei ole Taidekoti Kirpilän ja teosten turvallisuuden kannalta enää perustetta.
Muut tiedot säilytetään pysyvästi.
- Taiteilijat ja esiintyjät
Mitä tietoja voimme käsitellä sinusta?
- nimi ja yhteystiedot; osoite, sähköposti, puhelinnumero
- syntymäaika
- palkkioiden maksuun liittyvät tiedot; pankkitiedot, verokortit
- teostiedot
- taidelainojen vakuutustiedot
- luvat tallentamiseen ja esittämiseen somekanavissa
- kulunvalvontajärjestelmän mahdollisesti sinusta ottamat still-kuvat
Miten keräämme tietosi?
Tiedot kerätään sinulta itseltäsi.
Miksi käsittelemme tietojasi ja mikä on käsittelyn oikeusperusta?
Käsittelemme henkilötietojasi esiintymisesi tai teosten esittämisen mahdollistamiseksi sekä palkkiosi maksamiseksi. Oikeusperusteena henkilötietojen käsittelyssä on välisemme sopimuksen täytäntöönpano.
Voimme käsitellä henkilötietojasi myös tutkimuksellisissa ja tilastointitarkoituksissa Säätiön sekä mahdollisen ulkoisen tutkimustahon oikeutetun edun perusteella.
Sinulla on oikeus vastustaa sinuun kohdistuvia käsittelytoimia erityisen henkilökohtaisen tilanteesi perusteella, kun käsittelemme henkilötietojasi oikeutetun edun perusteella. Voit olla yhteydessä meihin osoitteessa taidekoti@skr.fi, jos haluat vastustaa tietojesi käsittelyä. Sinun tulee yksilöidä se erityinen tilanne, johon perustuen vastustat käsittelyä.
Voimme käsitellä henkilötietojasi viestiäksemme Taidekodin toimintaan liittyvistä uutisista, tapahtumista tai muista seikoista uutiskirjeemme välityksellä, mikäli olet antanut suostumuksesi uutiskirjeen vastaanottamiselle.
Sinulla on oikeus peruuttaa suostumuksesi milloin tahansa osoitteessa taidekoti@skr.fi .
Henkilötietojen käsittelyn perusteena voi olla myös lakisääteinen velvoite.
Kenelle tietojasi luovutetaan?
Emme lähtökohtaisesti luovuta tietojasi kolmansille osapuolille.
Voimme luovuttaa tietojasi tutkimus- tai tilastointi- sekä arkistointitarkoituksessa kolmansille. Säätiö varmistaa aina ennen luovutuksia tietosuoja-asetuksen määräysten mukaisuuden luovutuksissa, solmii luovutustensaajien kanssa tarpeelliset sopimukset ja varmistuu luovutuksensaajien riittävästä tietoturvan tasosta.
Voimme luovuttaa tietojasi lakisääteisen velvoitteen perusteella myös esimerkiksi verottajalle.
Voimme käyttää henkilötietojen käsittelyssä toiminnan tehostamiseen ja nopeuttamiseen tekoälyjärjestelmiä. Tekoälyjärjestelmissä voidaan käsitellä myös henkilötietoja. Tekoälyä ei käytetä itsenäiseen päätöksentekoon ja tekoälyn toimintaa valvotaan aina ihmisten toimesta. Olemme toteuttaneet tekoälyasetuksen ja henkilötietojen suojan kannalta tarpeelliset riskiarviot ja varmistaneet järjestelmien tietosuojan ja tietoturvan tasosta ennen sen käyttöönottoa. Pidämme yllä henkilöstömme tekoälyosaamista (AI literacy) koulutuksilla.
Käytämme henkilötietojen käsittelyssä apuna ulkoisia palveluntarjoajia (sähköpostijärjestelmä, tekoälyjärjestelmä, viestintäsovellus, arkistointi, ICT-palveluntarjoaja), jotka käsittelevät henkilötietojasi tämän tietosuojaselosteen mukaisissa tarkoituksissa.
Henkilötietoja voidaan siirtää näiden palveluntarjoajien osalta myös EU:n/ETA:n ulkopuolisille palvelimille.
Mikäli henkilötietoja siirtyy EU:n/ETA:n ulkopuolelle, varmistetaan, että henkilötietojen käsittely suojataan riittävällä tavalla ja käsitellään tämän sopimuksen mukaisesti. Suoja voi sisältää esimerkiksi Euroopan komission riittävyyspäätöksen tai asianmukaiset sopimuslausekkeet, kuten Euroopan komission hyväksymät mallilausekkeet ja muut asianmukaiset turvatoimet.
Kuinka pitkään säilytämme tietoja?
Kulunvalvontajärjestelmän kautta mahdollisesti otettavat still-kuvat poistetaan, kun niiden säilyttämiselle ei ole Taidekoti Kirpilän ja teosten turvallisuuden kannalta enää perustetta.
Muut tiedot säilytetään pysyvästi.
4. Kuinka kauan henkilötietoja säilytetään?
Käytössämme on toimintamme kannalta riittävät tekniset ja organisatoriset menetelmät ja suojakeinot, joilla pyrimme varmistamaan henkilötietojen tietoturvallisuuden.
Sähköisessä muodossa olevat henkilötiedot on suojattu yleisesti hyväksyttävin ja kohtuullisin teknisin keinoin kuten palomuurein ja salasanoin. Muut kuin sähköisessä muodossa olevat rekisterin henkilötietoja sisältävät aineistot sijaitsevat lukituissa tiloissa, joihin asiattomilta on pääsy estetty.
Henkilötietojen päivitys- ja katseluoikeuksia on rajoitettu sekä henkilöllisesti että ajallisesti rekisterinpitäjän sisäisin, keskitetysti hallinnoiduin käyttöoikeuksin. Käyttämiemme palveluntarjoajiamme kanssa on tehty asianmukaiset sopimukset ja varmistettu henkilötietojen luottamuksellisuuden ja turvallisuuden suojaaminen.
5. Miten olemme suojanneet henkilötietosi?
Säätiö käyttää erilaisia evästeitä kotisivuillaan, joiden avulla voidaan kerätä myös henkilötietojasi.
Vieraillessasi sivustollamme ensimmäisen kerran, pyydämme suostumustasi muiden kuin välttämättömien evästeiden tallentamiseen. Saat lisätietoa evästeistä verkkosivustoltamme kohdasta evästeasetukset, joista voit myös myöhemmin poistaa evästeet käytöstä.
7. Mitkä ovat sinun oikeutesi henkilötietojen käsittelyyn liittyen?
Sinulla on oikeus tarkistaa, mitä sinua koskevia tietoja on talletettu. Tämä pyyntö voidaan evätä laissa säädetyin perustein. Oikeuden käyttö on maksutonta.
Sinulla on oikeus pyytää oikaisemaan sinua koskeva virheellinen tieto. Lisäksi sinulla on tietyissä tilanteissa oikeus pyytää poistamaan sinua koskevat tiedot tai pyytää käsittelyn rajoittamista laissa säädetyin perustein.
Siltä osin, kun olet toimittanut itse meille tietoja, sinulla voi olla oikeus saada tällaiset tiedot koneluettavassa muodossa ja oikeus siirtää nämä tiedot toiselle rekisterinpitäjälle.
Siltä osin kun, olet antanut suostumuksesi henkilötietojen käsittelyyn, sinulla on oikeus peruuttaa suostumuksesi milloin tahansa olemalla yhteydessä tietosuojayhteyshenkilöön.
Sinulla on oikeus vastustaa sinuun kohdistuvia käsittelytoimia erityisen henkilökohtaisen tilanteesi perusteella, kun käsittelemme henkilötietojasi oikeutetun edun perusteella. Voit olla yhteydessä meihin osoitteessa taidekoti@skr.fi, jos haluat vastustaa tietojesi käsittelyä. Sinun tulee yksilöidä se erityinen tilanne, johon perustuen vastustat käsittelyä.
Mikäli sinulla on kysymyksiä liittyen henkilötietojesi käsittelyyn, pyydämme sinua olemaan yhteydessä meihin osoitteessa taidekoti@skr.fi . Mikäli katsot, että emme ole noudattaneet toiminnassamme soveltuvaa tietosuojasääntelyä, sinulla on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle.
Toimivaltainen valvontaviranomainen asiakkaan henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä asioissa on Tietosuojavaltuutetun toimisto, Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki, puh. 029 566 6700, tietosuoja@om.fi.