Tietosuojaseloste koskien Mirjam Helin -akatemiaa

Suomen Kulttuurirahasto sr (0116947-3) (”Säätiö”)
Bulevardi 5 A, 00120 Helsinki
puhelin + 358 9 612 810

Yhteyshenkilö tietosuojaan liittyen:
Päivi Loponen-Kyrönseppä, paivi.loponen@skr.fi

Mitä tietoja voimme käsitellä sinusta?

1. Akatemiaan hakijat

• nimi ja yhteystiedot (osoite, puhelinnumero ja sähköposti)
• kansalaisuus
• syntymävuosi
• video, jolla kaksi erityylistä laulua eri kielillä pianon tai muun instrumentin säestyksellä
• video, jolla motivaatiopuhe
• lyhyt cv (tähänastiset musiikkiopinnot ja muut opinnot, merkittävin esiintyminen tai saavutus musiikkialalla
• mahdolliset suositukset (vapaaehtoinen tieto)
• pääsykokeisiin valittujen osalta siellä otettu kuvamateriaali.

Miten keräämme tietosi?

Tiedot kerätään lähtökohtaisesti sinulta itseltäsi Embark-järjestelmän välityksellä.

Voimme saada tietojasi myös suoraan nimeämiltäsi suosittelijoilta.

Miksi käsittelemme tietojasi ja mikä on käsittelyn oikeusperusta?

Käsittelemme henkilötietojasi arvioidaksemme hakijoiden soveltuvuuden Mirjam Helin-akatemiaan ja tehdessämme valinnat akatemiaan hyväksyttävistä oppilaista, jolloin käsittelyn oikeusperusteena on Säätiön ja sinun oikeutettu etusi.

Voimme käsitellä henkilötietojasi myös tutkimuksellisissa ja tilastointitarkoituksissa Säätiön sekä mahdollisen ulkoisen tutkimustahon oikeutetun edun perusteella.

Sinulla on oikeus vastustaa sinuun kohdistuvia käsittelytoimia erityisen henkilökohtaisen tilanteesi perusteella, kun käsittelemme henkilötietojasi oikeutetun edun perusteella. Voit olla yhteydessä meihin osoitteessa paivi.loponen@skr.fi, jos haluat vastustaa tietojesi käsittelyä. Sinun tulee yksilöidä se erityinen tilanne, johon perustuen vastustat käsittelyä.

Voimme käsitellä henkilötietojasi viestiäksemme Mirjam Helin laulukilpailun tai Säätiön toimintaan liittyvistä uutisista, tapahtumista tai muista seikoista uutiskirjeemme välityksellä, mikäli olet antanut suostumuksesi uutiskirjeen vastaanottamiselle.

Sinulla on oikeus peruuttaa suostumuksesi milloin tahansa osoitteessa paivi.loponen@skr.fi.

Henkilötietojen käsittelyn perusteena voi olla myös lakisääteinen velvoite.

Kenelle tietojasi luovutetaan?

Emme lähtökohtaisesti luovuta hakijoiden henkilötietoja kolmansille osapuolille. Pääsykoetilaisuudessa nimesi on pääsykoepaikalla listalla, johon on pääsy myös muilla hakijoilla.

Käytämme henkilötietojen käsittelyssä apuna ulkoisia palveluntarjoajia (sähköpostijärjestelmä, tekoälyjärjestelmä, viestintäsovellus, ICT-palveluntarjoaja, painatuspalvelut, hakujärjestelmä, tapahtumanhallintaohjelma), jotka käsittelevät henkilötietojasi tämän tietosuojaselosteen mukaisissa tarkoituksissa.

Henkilötietoja voidaan siirtää näiden palveluntarjoajien osalta myös EU:n/ETA:n ulkopuolisille palvelimille.

Mikäli henkilötietoja siirtyy EU:n/ETA:n ulkopuolelle, varmistetaan, että henkilötietojen käsittely suojataan riittävällä tavalla ja käsitellään tämän sopimuksen mukaisesti. Suoja voi sisältää esimerkiksi Euroopan komission riittävyyspäätöksen tai asianmukaiset sopimuslausekkeet, kuten Euroopan komission hyväksymät mallilausekkeet ja muut asianmukaiset turvatoimet.

Kuinka pitkään säilytämme tietoja?

Hakijoiden nimi ja sähköposti säilytetään 5 vuotta valintaprosessin päättymisestä. Muut tiedot poistetaan valintaprosessin päättymisen jälkeen.

1. Akatemiaan valitut

• nimi ja yhteystiedot (osoite, puhelinnumero ja sähköposti)
• kansalaisuus
• syntymäaika
• video, jolla kaksi erityylistä laulua eri kielillä pianon tai muun instrumentin säestyksellä
• video, jolla motivaatiopuhe
• lyhyt cv (tähänastiset musiikkiopinnot ja muut opinnot, merkittävin esiintyminen tai saavutus musiikkialalla
• mahdolliset suositukset (vapaaehtoinen tieto)
• valokuva
• sopimustiedot
• opetusperiodit, majoitukset, ruokavaliotiedot, esiintyjätiedot

Miten keräämme tietosi?

Tiedot kerätään lähtökohtaisesti sinulta itseltäsi.

Voimme saada tietojasi myös suoraan nimeämiltäsi suosittelijoilta.

Miksi käsittelemme tietojasi ja mikä on käsittelyn oikeusperusta?

Käsittelemme henkilötietojasi toteuttaaksemme opetuksesi Mirjam Helin-akatemiassa. Oikeusperusteena on tällöin Säätiön ja sinun välisen sopimuksen täytäntöönpano sekä Säätiön ja sinun oikeutettu etusi opetuksen järjestämiseen

Voimme käsitellä henkilötietojasi myös tutkimuksellisissa ja tilastointitarkoituksissa Säätiön sekä mahdollisen ulkoisen tutkimustahon oikeutetun edun perusteella.

Sinulla on oikeus vastustaa sinuun kohdistuvia käsittelytoimia erityisen henkilökohtaisen tilanteesi perusteella, kun käsittelemme henkilötietojasi oikeutetun edun perusteella. Voit olla yhteydessä meihin osoitteessa paivi.loponen@skr.fi, jos haluat vastustaa tietojesi käsittelyä. Sinun tulee yksilöidä se erityinen tilanne, johon perustuen vastustat käsittelyä.

Voimme käsitellä henkilötietojasi viestiäksemme Mirjam Helin laulukilpailun tai Säätiön toimintaan liittyvistä uutisista, tapahtumista tai muista seikoista uutiskirjeemme välityksellä, mikäli olet antanut suostumuksesi uutiskirjeen vastaanottamiselle.

Sinulla on oikeus peruuttaa suostumuksesi milloin tahansa osoitteessa paivi.loponen@skr.fi.

Henkilötietojen käsittelyn perusteena voi olla myös lakisääteinen velvoite.

Kenelle tietojasi luovutetaan?

Nimesi ja kuvasi voidaan julkaista Mirjam Helin Akatemian kotisivuilla.

Voimme luovuttaa tietojasi (esim. nimi, äänityyppi, ohjelmisto, esiintymiset, aikaisemmat opinnot) Mirjam Helin akatemian toiminnan, opetuksen tai esimerkiksi oppilaiden esiintymisten järjestämisen kannalta olennaisille yhteistyötahoille sekä medialle viestintätarkoituksissa tai esimerkiksi painaa ne konserttiohjelmiin.

Voimme luovuttaa tietojasi (esim. nimi, valokuva, äänityyppi, ohjelmisto) agentuureille. Yhteystietosi voimme toimittaa, mikäli olet antanut siihen etukäteen suostumuksesi.

Käytämme henkilötietojen käsittelyssä apuna ulkoisia palveluntarjoajia (sähköpostijärjestelmä, tekoälyjärjestelmä, viestintäsovellus, ICT-palveluntarjoaja, painatuspalvelut, hakujärjestelmä, tapahtumanhallintaohjelma), jotka käsittelevät henkilötietojasi tämän tietosuojaselosteen mukaisissa tarkoituksissa.

Henkilötietoja voidaan siirtää näiden palveluntarjoajien osalta myös EU:n/ETA:n ulkopuolisille palvelimille.

Mikäli henkilötietoja siirtyy EU:n/ETA:n ulkopuolelle, varmistetaan, että henkilötietojen käsittely suojataan riittävällä tavalla ja käsitellään tämän sopimuksen mukaisesti. Suoja voi sisältää esimerkiksi Euroopan komission riittävyyspäätöksen tai asianmukaiset sopimuslausekkeet, kuten Euroopan komission hyväksymät mallilausekkeet ja muut asianmukaiset turvatoimet.

Kuinka pitkään säilytämme tietoja?

Säilytämme akatemiaan valittujen henkilöiden tietoja pysyvästi.

1. Akatemian opettajat

• nimi ja yhteystiedot (puhelin, osoite, sähköpostiosoite)
• sopimustiedot
• valokuva
• palkkion maksuun liittyvät tiedot (tilitiedot, verokortti, lähdeverokortti, hetu, ulkomainen verotunnus)
• tiedot opetusperiodeista ja esiintymistiedot
• majoitus- ja matkustustiedot, ruokavaliotiedot

Miten keräämme tietosi?

Keräämme henkilötietosi lähtökohtaisesti suoraan sinulta itseltäsi. Voimme saada joitain henkilötietojasi myös viranomaistahoilta kuten verottajalta (esim. lähdeverokortti).

Miksi käsittelemme tietojasi ja mikä on käsittelyn oikeusperusta?

Käsittelemme henkilötietojasi opetuksen toteuttamiseksi Mirjam Helin-akatemiassa. Tältä osin oikeusperusteena on Säätiön ja sinun välisen sopimuksen täytäntöönpano.

Voimme käsitellä henkilötietojasi myös tutkimuksellisissa ja tilastointitarkoituksissa Säätiön sekä mahdollisen ulkoisen tutkimustahon oikeutetun edun perusteella.

Sinulla on oikeus vastustaa sinuun kohdistuvia käsittelytoimia erityisen henkilökohtaisen tilanteesi perusteella, kun käsittelemme henkilötietojasi oikeutetun edun perusteella. Voit olla yhteydessä meihin osoitteessa paivi.loponen@skr.fi, jos haluat vastustaa tietojesi käsittelyä. Sinun tulee yksilöidä se erityinen tilanne, johon perustuen vastustat käsittelyä.

Voimme käsitellä henkilötietojasi viestiäksemme Mirjam Helin laulukilpailun tai Säätiön toimintaan liittyvistä uutisista, tapahtumista tai muista seikoista uutiskirjeemme välityksellä, mikäli olet antanut suostumuksesi uutiskirjeen vastaanottamiselle.

Sinulla on oikeus peruuttaa suostumuksesi milloin tahansa osoitteessa paivi.loponen@skr.fi.

Henkilötietojen käsittelyn perusteena voi olla myös lakisääteinen velvoite.  

Kenelle tietojasi luovutetaan?

Voimme luovuttaa nimesi ja tiedon oppilaastasi Mirjam Helin akatemian toiminnan, opetuksen tai esimerkiksi oppilaiden esiintymisten järjestämisen kannalta olennaisille yhteistyötahoille sekä medialle viestintätarkoituksissa tai esimerkiksi painaa ne konserttiohjelmiin.

Voimme luovuttaa tietojasi muuten lakisääteisen perusteen nojalla (esim. verottaja).

Käytämme henkilötietojen käsittelyssä apuna ulkoisia palveluntarjoajia (sähköpostijärjestelmä, tekoälyjärjestelmä, viestintäsovellus, ICT-palveluntarjoaja, painatuspalvelut, hakujärjestelmä, tapahtumanhallintaohjelma, kirjanpitojärjestelmä), jotka käsittelevät henkilötietojasi tämän tietosuojaselosteen mukaisissa tarkoituksissa.

Henkilötietoja voidaan siirtää näiden palveluntarjoajien osalta myös EU:n/ETA:n ulkopuolisille palvelimille.

Mikäli henkilötietoja siirtyy EU:n/ETA:n ulkopuolelle, varmistetaan, että henkilötietojen käsittely suojataan riittävällä tavalla ja käsitellään tämän sopimuksen mukaisesti. Suoja voi sisältää esimerkiksi Euroopan komission riittävyyspäätöksen tai asianmukaiset sopimuslausekkeet, kuten Euroopan komission hyväksymät mallilausekkeet ja muut asianmukaiset turvatoimet.

Kuinka pitkään säilytämme tietoja?

Säilytämme palkkioiden maksuun liittyvät tiedot lakisääteisten säilytysaikojen mukaan, jonka jälkeen ne poistetaan. Muut tiedot säilytämme pysyvästi.

Käytössämme on toimintamme kannalta riittävät tekniset ja organisatoriset menetelmät ja suojakeinot, joilla pyrimme varmistamaan henkilötietojen tietoturvallisuuden.

Sähköisessä muodossa olevat henkilötiedot on suojattu yleisesti hyväksyttävin ja kohtuullisin teknisin keinoin kuten palomuurein ja salasanoin. Muut kuin sähköisessä muodossa olevat rekisterin henkilötietoja sisältävät aineistot sijaitsevat lukituissa tiloissa, joihin asiattomilta on pääsy estetty.

Henkilötietojen päivitys- ja katseluoikeuksia on rajoitettu sekä henkilöllisesti että ajallisesti rekisterinpitäjän sisäisin, keskitetysti hallinnoiduin käyttöoikeuksin. Käyttämiemme palveluntarjoajiamme kanssa on tehty asianmukaiset sopimukset ja varmistettu henkilötietojen luottamuksellisuuden ja turvallisuuden suojaaminen.

Säätiö käyttää erilaisia evästeitä kotisivuillaan, joiden avulla voidaan kerätä myös henkilötietojasi.

Vieraillessasi sivustollamme ensimmäisen kerran, pyydämme suostumustasi muiden kuin välttämättömien evästeiden tallentamiseen. Saat lisätietoa evästeistä verkkosivustoltamme kohdasta evästeasetukset, joista voit myös myöhemmin poistaa evästeet käytöstä.

Sinulla on oikeus tarkistaa, mitä sinua koskevia tietoja on talletettu. Tämä pyyntö voidaan evätä laissa säädetyin perustein. Oikeuden käyttö on maksutonta.

Sinulla on oikeus pyytää oikaisemaan sinua koskeva virheellinen tieto. Lisäksi sinulla on tietyissä tilanteissa oikeus pyytää poistamaan sinua koskevat tiedot tai pyytää käsittelyn rajoittamista laissa säädetyin perustein.

Siltä osin, kun olet toimittanut itse meille tietoja, sinulla voi olla oikeus saada tällaiset tiedot koneluettavassa muodossa ja oikeus siirtää nämä tiedot toiselle rekisterinpitäjälle.

Siltä osin kun, olet antanut suostumuksesi henkilötietojen käsittelyyn, sinulla on oikeus peruuttaa suostumuksesi milloin tahansa olemalla yhteydessä tietosuojayhteyshenkilöön.

Sinulla on oikeus vastustaa sinuun kohdistuvia käsittelytoimia erityisen henkilökohtaisen tilanteesi perusteella, kun käsittelemme henkilötietojasi oikeutetun edun perusteella. Voit olla yhteydessä meihin osoitteessa paivi.loponen@skr.fi, jos haluat vastustaa tietojesi käsittelyä. Sinun tulee yksilöidä se erityinen tilanne, johon perustuen vastustat käsittelyä.

Mikäli sinulla on kysymyksiä liittyen henkilötietojesi käsittelyyn, pyydämme sinua olemaan yhteydessä meihin osoitteessa paivi.loponen@skr.fi. Mikäli katsot, että emme ole noudattaneet toiminnassamme soveltuvaa tietosuojasääntelyä, sinulla on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle.

Toimivaltainen valvontaviranomainen asiakkaan henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä asioissa on Tietosuojavaltuutetun toimisto, Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki, puh. 029 566 6700, tietosuoja@om.fi.