Tietosuojaseloste, Suomen Kulttuurirahaston Kannatusyhdistys ry
Käsittelemme henkilötietoja ainoastaan tietosuoja-asetuksen ja muun soveltuvan lainsäädännön puitteissa ja kunnioitamme oikeuttasi yksityisyyteen.
Tällä tietosuojaselosteella kerromme, miten me käsittelemme Suomen Kulttuurirahaston Kannatusyhdistys ry:n jäsenten sekä kulttuurinpuolustuskurssille osallistujien henkilötietoja. Kerromme sinulle myös oikeuksistasi liittyen henkilötietojesi käsittelyyn.
1. Kuka on rekisterinpitäjä?
Suomen Kulttuurirahaston Kannatusyhdistys ry (”Yhdistys”
0116948-1
Bulevardi 5 A, 00120 Helsinki
puhelin + 358 9 612 810
Yhteyshenkilö:
Toiminnanjohtaja Antti Niskanen
antti.niskanen@skr.fi
2. Miten henkilötietojasi käsitellään?
a) Jäsenet
Mitä tietoja voimme käsitellä sinusta?
- nimi, arvo, syntymäaika
- postiosoite ja sähköpostiosoite
- jäsenyyden alkamis- ja päättymispäivä
- maakuntarahaston päällikön tai koordinaattorin perustelut jäseneksi kutsuttavasta
- tapahtumailmoittautumisten tiedot
Pakollisia tietoja jäsenyyden kannalta ovat muut edellä mainitut tiedot paitsi syntymäaikasi.
Jäseneksi kutsuttavasta kerätään tämän nimi, titteli, postiosoite sekä perustelut jäseneksi kutsumisesta.
Miten keräämme tietosi?
Suomen Kulttuurirahaston keskusrahasto tai maakuntarahastojen hoitokunnat voivat tehdä jäsenehdotuksia ja jäseneksi kutsuttavien tultua hyväksytyksi, näille toimitetaan kirjepostilla jäsenkutsu, joka sisältää henkilötietolomakkeen. Jäsenkutsun lähettämistä varten Yhdistys voi kerätä kutsutun yhteystiedot julkisista lähteistä tai Suomen Kulttuurirahastolta.
Muut henkilötiedot jäseneksi kutsuttava toimittaa itse Yhdistykselle henkilötietolomakkeella hyväksyessään jäsenyyden.
Miksi käsittelemme tietojasi ja mikä on käsittelyn oikeusperusta?
Käsittelyn oikeusperusteena on lakisääteisen velvoitteen noudattaminen siltä osin, kun käsittelemme nimeäsi ja kotipaikkaasi yhdistyslain nojalla tai käsittelemme muita henkilötietojasi muun lakisääteisen velvoitteen nojalla.
Käsittelemme henkilötietoja jäseniksi kutsuttavia valittaessa sekä kutsuja toimitettaessa. Henkilötietojasi käsitellään yhdistyksen tarkoituksen ja sääntöjen mukaiseen toimintaan kuten jäsenten yksilöimiseen, jäsenpalveluiden tarjoamiseen jäsenille, viestintään jäsenistölle sekä tilastollisia ja tutkimuksellisia tarkoituksia varten.
Käsittelyn oikeusperustana on yhdistyksen oikeutettu etu sekä sinun oikeutettu etusi siltä osin kuin Yhdistys käsittelee tietoja jäsenen kutsumista varten sekä, kun vapaaehtoisesti toimittamiasi tai yhdistyksen toiminnasta kertyviä henkilötietoja käsitellään yhdistyksen tarkoituksen ja toiminnan mahdollistamiseksi mukaan lukien jäsenviestintä ja tiedotus (mukaan lukien sosiaalisen median tilit) ja jäsenpalveluiden tarjoaminen sekä yhdistyksen oikeutettu etu kun käsittelemme tietojasi yhdistyksen toiminnan kannalta olennaisissa tarkoituksissa kuten tilastointi- tai tutkimustarkoituksessa.
Sinulla on oikeus vastustaa sinuun kohdistuvia käsittelytoimia erityisen henkilökohtaisen tilanteesi perusteella, kun käsittelemme henkilötietojasi oikeutetun edun perusteella. Voit olla yhteydessä meihin osoitteessa ky@skr.fi, jos haluat vastustaa tietojesi käsittelyä. Sinun tulee yksilöidä se erityinen tilanne, johon perustuen vastustat käsittelyä.
Voimme käsitellä henkilötietojasi myös viestiäksemme Yhdistyksen toimintaan liittyvistä uutisista, tapahtumista tai muista seikoista uutiskirjeemme tai sähköpostin välityksellä, mikäli olet antanut suostumuksesi uutiskirjeen vastaanottamiselle.
Kenelle tietojasi luovutetaan?
Henkilötietojasi ei lähtökohtaisesti luovuteta kolmansille osapuolille.
Voimme luovuttaa tietojasi Suomen Kulttuurirahastolle ja tutkimus- tai tilastointi- sekä arkistointitarkoituksessa kolmansille. Säätiö varmistaa aina ennen luovutuksia tietosuoja-asetuksen määräysten mukaisuuden luovutuksissa, solmii luovutustensaajien kanssa tarpeelliset sopimukset ja varmistuu luovutuksensaajien riittävästä tietoturvan tasosta.
Käytämme henkilötietojen käsittelyssä apuna ulkoisia palveluntarjoajia (sähköpostijärjestelmä, tekoälyjärjestelmä, viestintäsovellus, arkistointi, ICT-palveluntarjoaja, sähköinen allekirjoituspalvelu), jotka käsittelevät henkilötietojasi tämän tietosuojaselosteen mukaisissa tarkoituksissa.
Henkilötietoja voidaan siirtää näiden palveluntarjoajien osalta myös EU:n/ETA:n ulkopuolisille palvelimille.
Mikäli henkilötietoja siirtyy EU:n/ETA:n ulkopuolelle, varmistetaan, että henkilötietojen käsittely suojataan riittävällä tavalla ja käsitellään tämän sopimuksen mukaisesti. Suoja voi sisältää esimerkiksi Euroopan komission riittävyyspäätöksen tai asianmukaiset sopimuslausekkeet, kuten Euroopan komission hyväksymät mallilausekkeet ja muut asianmukaiset turvatoimet.
Kuinka pitkään säilytämme tietoja?
Niiden jäseneksi kutsuttujen, jotka eivät ota jäsenyyttä vastaan, henkilötiedot poistetaan, kun 12 vuotta on kulunut tietojen merkitsemisestä jäseneksi kutsuttujen rekisteriin.
Jäsenten henkilötietoja säilytetään jäsenyyden ajan. Jäsenyyden päättymisen jälkeen poistetaan muut henkilötiedot kuin nimi, titteli, kotipaikka ja jäsenyyden kesto, jotka säilytetään pysyvästi.
b) Kulttuurinpuolustuskurssin osallistujat
Mitä tietoja voimme käsitellä sinusta?
- nimi, sähköposti
- titteli, organisaatio
- majoitustiedot
- ruokarajoitteet
- yhteyskuljetukseen liittyvät tiedot
Miten keräämme tietosi?
Tiedot kerätään sinulta itseltäsi tai organisaatioltasi kutsun yhteydessä.
Miksi käsittelemme tietojasi ja mikä on käsittelyn oikeusperusta?
Käsittelemme henkilötietoja kutsuaksesi sinut kulttuurinpuolustuskurssille ja järjestääksemme kurssin. Käsittelyn oikeusperustana on sekä Yhdistyksen oikeutettu etu järjestää kurssi sekä sinun oikeutettu etusi osallistua kurssille.
Sinulla on oikeus vastustaa sinuun kohdistuvia käsittelytoimia erityisen henkilökohtaisen tilanteesi perusteella, kun käsittelemme henkilötietojasi oikeutetun edun perusteella. Voit olla yhteydessä meihin osoitteessa ky@skr.fi, jos haluat vastustaa tietojesi käsittelyä. Sinun tulee yksilöidä se erityinen tilanne, johon perustuen vastustat käsittelyä.
Voimme käsitellä henkilötietojasi myös viestiäksemme Yhdistyksen toimintaan liittyvistä uutisista, tapahtumista tai muista seikoista uutiskirjeemme tai sähköpostin välityksellä, mikäli olet antanut suostumuksesi uutiskirjeen vastaanottamiselle.
Kenelle tietojasi luovutetaan?
Henkilötietojasi ei lähtökohtaisesti luovuteta kolmansille osapuolille.
Voimme luovuttaa tietojasi Suomen Kulttuurirahasto sr:lle ja tutkimus- tai tilastointi- sekä arkistointitarkoituksessa kolmansille. Säätiö varmistaa aina ennen luovutuksia tietosuoja-asetuksen määräysten mukaisuuden luovutuksissa, solmii luovutustensaajien kanssa tarpeelliset sopimukset ja varmistuu luovutuksensaajien riittävästä tietoturvan tasosta.
Käytämme henkilötietojen käsittelyssä apuna ulkoisia palveluntarjoajia (sähköpostijärjestelmä, tekoälyjärjestelmä, viestintäsovellus, arkistointi, ICT-palveluntarjoaja, sähköinen allekirjoituspalvelu), jotka käsittelevät henkilötietojasi tämän tietosuojaselosteen mukaisissa tarkoituksissa.
Henkilötietoja voidaan siirtää näiden palveluntarjoajien osalta myös EU:n/ETA:n ulkopuolisille palvelimille.
Mikäli henkilötietoja siirtyy EU:n/ETA:n ulkopuolelle, varmistetaan, että henkilötietojen käsittely suojataan riittävällä tavalla ja käsitellään tämän sopimuksen mukaisesti. Suoja voi sisältää esimerkiksi Euroopan komission riittävyyspäätöksen tai asianmukaiset sopimuslausekkeet, kuten Euroopan komission hyväksymät mallilausekkeet ja muut asianmukaiset turvatoimet.
Kuinka pitkään säilytämme tietoja?
Henkilötietojasi säilytetään pysyvästi.
3. Miten olemme suojanneet henkilötietosi?
Käytössämme on toimintamme kannalta riittävät tekniset ja organisatoriset menetelmät ja suojakeinot, joilla pyrimme varmistamaan henkilötietojen tietoturvallisuuden.
Sähköisessä muodossa olevat henkilötiedot on suojattu yleisesti hyväksyttävin ja kohtuullisin teknisin keinoin kuten palomuurein ja salasanoin. Muut kuin sähköisessä muodossa olevat rekisterin henkilötietoja sisältävät aineistot sijaitsevat lukituissa tiloissa, joihin asiattomilta on pääsy estetty.
Henkilötietojen päivitys- ja katseluoikeuksia on rajoitettu sekä henkilöllisesti että ajallisesti rekisterinpitäjän sisäisin, keskitetysti hallinnoiduin käyttöoikeuksin. Käyttämiemme palveluntarjoajiamme kanssa on tehty asianmukaiset sopimukset ja varmistettu henkilötietojen luottamuksellisuuden ja turvallisuuden suojaaminen.
4. Evästekäytäntömme
Yhdistys käyttää erilaisia evästeitä kotisivuillaan, joiden avulla voidaan kerätä myös henkilötietojasi.
Vieraillessasi sivustollamme ensimmäisen kerran, pyydämme suostumustasi muiden kuin välttämättömien evästeiden tallentamiseen. Saat lisätietoa evästeistä verkkosivustoltamme kohdasta evästeasetukset, joista voit myös myöhemmin poistaa evästeet käytöstä.
5. Mitkä ovat sinun oikeutesi henkilötietojen käsittelyyn liittyen?
Sinulla on oikeus tarkistaa, mitä sinua koskevia tietoja on talletettu. Tämä pyyntö voidaan evätä laissa säädetyin perustein. Oikeuden käyttö on maksutonta.
Sinulla on oikeus pyytää oikaisemaan sinua koskeva virheellinen tieto. Lisäksi sinulla on tietyissä tilanteissa oikeus pyytää poistamaan sinua koskevat tiedot tai pyytää käsittelyn rajoittamista laissa säädetyin perustein.
Siltä osin, kun olet toimittanut itse meille tietoja, sinulla voi olla oikeus saada tällaiset tiedot koneluettavassa muodossa ja oikeus siirtää nämä tiedot toiselle rekisterinpitäjälle.
Siltä osin kun, olet antanut suostumuksesi henkilötietojen käsittelyyn, sinulla on oikeus peruuttaa suostumuksesi milloin tahansa olemalla yhteydessä tietosuojayhteyshenkilöön.
Sinulla on oikeus vastustaa sinuun kohdistuvia käsittelytoimia erityisen henkilökohtaisen tilanteesi perusteella, kun käsittelemme henkilötietojasi oikeutetun edun perusteella. Voit olla yhteydessä tietosuojayhteyshenkilöömme, jos haluat vastustaa tietojesi käsittelyä. Sinun tulee yksilöidä se erityinen tilanne, johon perustuen vastustat käsittelyä.
Mikäli sinulla on kysymyksiä liittyen henkilötietojesi käsittelyyn, pyydämme sinua olemaan yhteydessä meihin osoitteessa ky@skr.fi. Mikäli katsot, että emme ole noudattaneet toiminnassamme soveltuvaa tietosuojasääntelyä, sinulla on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle.
Toimivaltainen valvontaviranomainen asiakkaan henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä asioissa on Tietosuojavaltuutetun toimisto, Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki, puh. 029 566 6700, tietosuoja@om.fi.