Tietosuojaseloste koskien apurahanhakijoita ja apurahansaajia

Suomen Kulttuurirahasto sr (0116947-3)
Bulevardi 5 A, 00120 Helsinki
puhelin + 358 9 612 810 

Yhteyshenkilö tietosuojaan liittyen:
Juhana Lassila, juhana.lassila@skr.fi

Henkilötietojen käsittely on jaettu kahteen osaan:

1. Apurahanhakijat
2. Apurahansaajat

• nimi*
• hakijatyyppi*
• oppiarvo tai ammatti*
• toimi- tai opiskelupaikka*
• työ- ja opiskelutilanne*
• yhteystiedot*
• toimipaikka
• asiointikieli
• pääala*
• uravaihe*
• tutkimusryhmän johtajan nimi
• hakemuksen/apurahan aihe ja ala, hakija esittely sekä niitä mahdollisesti tarkentavat tiedot*
• apurahan määrä
• apurahan/hankkeen kesto*
• apurahatyyppi*apurahan käyttötarkoitus*
• työsuunnitelma /työ, tutkimus- tai hankesuunnitelman tiivistelmä*
• työn tai hankkeen toteutusmaa tai maa*
• työn tai hankkeen toteutuskunta tai -kunnat (Suomessa)*
• työn tai hankkeen suorituspaikka
• tieto hakijan aiemmista ja vireillä olevista apurahoista
• hakemuksen liitteet, kuten työ-, tutkimus- tai hankesuunnitelma*, tulo- ja menoarvio (* haettaessa kuluapurahaa), ansio- ja julkaisuluettelot sekä www-linkit
• tieto henkilön tähänastisesta tieteellisestä tai taiteellisesta toiminnasta
• annettu suostumus henkilötietojen käsittelyyn
• ulkopuolisen lausunnonantajan arvio hakijasta
• yhteistyötahon alustava sitoutuminen (* Taidetta kaikille-apurahan hakijoille)
• kustannusyhteistyökumppanin alustava sitoutuminen (*Tietokirjat, tieteen ja taiteen yleistajuistaminen-apurahat hakijoille)
• henkilötunnus *
• mahdollinen ORCID-tunnus
• sukupuoli*
• kotipaikka*
• syntymäpaikka*
• kansalaisuus*
• opiskelupaikka
• tieto hakijan tutkijakoulupaikasta
• tieto hakijan työskentelystä apurahakaudella.

Apurahan käsittelyn kannalta pakolliset tiedot on merkitty edellä olevaan listaan *-merkillä.

Alle 15-vuotiaan hakijan tulee täyttää hakemus yhdessä huoltajan kanssa.

Tietoja kerätään ensinnäkin sinulta itseltäsi apurahahakemuksen yhteydessä apurahanhakijan verkkopalvelun kautta.

Saamme tietoja sinusta myös ulkopuoliselta lausunnonantajalta hänen antaessaan lausunnon sinusta.

Käytämme hakemusten arviointiin ulkopuolisia asiantuntijoita, joilta saamme myös sinua koskevia tietoja arvioinnin yhteydessä.

Apurahahakemuksen käsittelyn aikana voimme saada sinua koskevia tietoja muilta rahoittajatahoilta rahoituksen kokonaistason varmistamiseksi ja päällekkäisten myöntöjen välttämiseksi.

Kohdassa 2b) saat tiedon henkilötietojesi käsittelystä, mikäli sinulle myönnetään apuraha.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on apurahan hakijoiden yksilöiminen, apurahahakemusten käsittelyn mahdollistaminen sekä apurahapäätösten tekeminen. Oikeusperuste käsittelylle on tältä osin oikeutettu etu.

Voimme käsitellä henkilötietojasi myös viestiäksemme Säätiön toimintaan liittyvistä uutisista, tapahtumista tai muista seikoista uutiskirjeemme välityksellä, mikäli olet antanut suostumuksesi uutiskirjeen vastaanottamiselle.

Voimme käsitellä henkilötietojasi myös tutkimuksellisissa ja tilastointitarkoituksissa Säätiön sekä mahdollisen ulkoisen tutkimustahon oikeutetun edun perusteella.

Sinulla on oikeus vastustaa sinuun kohdistuvia käsittelytoimia erityisen henkilökohtaisen tilanteesi perusteella, kun käsittelemme henkilötietojasi oikeutetun edun perusteella. Voit olla yhteydessä meihin osoitteessa yleisinfo@skr.fi , jos haluat vastustaa tietojesi käsittelyä. Sinun tulee yksilöidä se erityinen tilanne, johon perustuen vastustat käsittelyä.

Lisäksi käsittelyn oikeusperustana voi olla säätiön lakisääteinen velvoite.

Säätiö voi luovuttaa henkilötietojasi apurahaprosessin kannalta olennaisille tahoille sekä tutkimus- tai tilastointi tarkoituksessa kolmansille. Säätiö varmistaa aina ennen luovutuksia tietosuoja-asetuksen määräysten mukaisuuden luovutuksissa, solmii luovutustensaajien kanssa tarpeelliset sopimukset ja varmistuu luovutuksensaajien riittävästä tietoturvan tasosta.

Säätiö käyttää hakemusten arviointiin ulkopuolisia asiantuntijoita, joilla on pääsy arviointityön kannalta välttämättömiin tietoihin. Asiantuntijoita sitoo vaitiolovelvollisuus.

Apurahahakemuksen käsittelyn aikana Säätiö voi luovuttaa tarvittavia tietoja muille rahoittajatahoille rahoituksen kokonaistason varmistamiseksi ja päällekkäisten myöntöjen välttämiseksi.

Voimme luovuttaa henkilötietojasi myös Säätiöt ja rahastot ry:lle apurahan hakijoiden tilastoimiseksi.

Voimme luovuttaa tietojasi arkistointia ja mahdollista tutkimuskäyttöä varten Kansallisarkistoon kerran viidessä vuodessa, kun vähintään kymmenen vuotta on kulunut hakemuksen tekemisestä, mikäli hakemuksesi hylätään ja hakuvuotesi päättyy lukuun viisi.

Voimme luovuttaa tietojasi myös muille tutkimuslaitoksille ja yksittäisille tutkijoille tieteellisiä tai historiallisia tutkimuksia varten.

Voimme käyttää apurahaprosessissa toiminnan tehostamiseen ja nopeuttamiseen tekoälyjärjestelmiä. Tekoälyjärjestelmissä voidaan käsitellä myös henkilötietoja. Tekoälyä ei käytetä itsenäiseen päätöksentekoon ja tekoälyn toimintaa valvotaan aina ihmisten toimesta. Olemme toteuttaneet tekoälyasetuksen ja henkilötietojen suojan kannalta tarpeelliset riskiarviot ja varmistaneet järjestelmien tietosuojan ja tietoturvan tasosta ennen sen käyttöönottoa. Pidämme yllä henkilöstömme tekoälyosaamista (AI literacy) koulutuksilla.

Käytämme henkilötietojen käsittelyssä apuna ulkoisia palveluntarjoajia (sähköpostijärjestelmä, tekoäly, viestintäsovellus, arkistointi), jotka käsittelevät henkilötietojasi tämän tietosuojaselosteen mukaisissa tarkoituksissa.

Henkilötietoja voidaan siirtää näiden palveluntarjoajien osalta myös EU:n/ETA:n ulkopuolisille palvelimille.

Mikäli henkilötietoja siirtyy EU:n/ETA:n ulkopuolelle, varmistetaan, että henkilötietojen käsittely suojataan riittävällä tavalla ja käsitellään tämän sopimuksen mukaisesti. Suoja voi sisältää esimerkiksi Euroopan komission riittävyyspäätöksen tai asianmukaiset sopimuslausekkeet, kuten Euroopan komission hyväksymät mallilausekkeet ja muut asianmukaiset turvatoimet.

Kaikista apurahahakemuksista säilytetään pysyvästi säätiön apurahatoiminnan mahdollistamiseksi, kehittämiseksi ja avoimuuden varmistamiseksi sekä hakijan aiemman apurahahistorian selvittämiseksi nimi, hakemuksen ala ja aihe, apurahan määrä, kotipaikka, syntymävuosi.

Säätiö voi säilyttää pysyvästi Säätiön pitkän aikavälin seurantatutkimuksia varten hakijan nimen, sähköpostin, puhelinnumeron ja osoitteen.

Mikäli apurahahakemustasi ei hyväksytä, muut kuin edellä mainitut henkilötietosi poistetaan 10 vuoden kuluessa hakemuksen tekemisestä.

Voimme luovuttaa tietojasi arkistoitavaksi Kansallisarkistoon kerran viidessä vuodessa, kun vähintään kymmenen vuotta on kulunut hakemuksen tekemisestä, mikäli hakemuksesi hylätään ja hakuvuotesi päättyy lukuun viisi.

• nimi*
• hakijatyyppi*
• oppiarvo tai ammatti*
• toimi- tai opiskelupaikka*
• työ- ja opiskelutilanne*
• yhteystiedot*
• toimipaikka
• asiointikieli
• pääala*
• uravaihe*
• tutkimusryhmän johtajan nimi
• hakemuksen/apurahan aihe ja ala, hakija esittely sekä niitä mahdollisesti tarkentavat tiedot*
• apurahan määrä
• apurahan/hankkeen kesto*
• apurahatyyppi*
• apurahan käyttötarkoitus*
• työsuunnitelma /työ, tutkimus- tai hankesuunnitelman tiivistelmä*
• työn tai hankkeen toteutusmaa tai maa*
• työn tai hankkeen toteutuskunta tai -kunnat (Suomessa)*
• työn tai hankkeen suorituspaikka
• tieto hakijan aiemmista ja vireillä olevista apurahoista
• hakemuksen liitteet, kuten työ-, tutkimus- tai hankesuunnitelma*, tulo- ja menoarvio (* haettaessa kuluapurahaa), ansio- ja julkaisuluettelot sekä www-linkit
• tieto henkilön tähänastisesta tieteellisestä tai taiteellisesta toiminnasta
• annettu suostumus henkilötietojen käsittelyyn
• ulkopuolisen lausunnonantajan arvio hakijasta
• yhteistyötahon alustava sitoutuminen (* Taidetta kaikille-apurahan hakijoille)
• kustannusyhteistyökumppanin alustava sitoutuminen (*Tietokirjat, tieteen ja taiteen yleistajuistaminen-apurahat hakijoille)
• henkilötunnus *
• mahdollinen ORCID-tunnus
• sukupuoli*
• kotipaikka*
• syntymäpaikka*
• kansalaisuus*
• opiskelupaikka
• tieto hakijan tutkijakoulupaikasta
• tieto hakijan työskentelystä apurahakaudella.

Apurahan käsittelyn kannalta pakolliset tiedot on merkitty edellä olevaan listaan *-merkillä.

• tilinumero
• maksatusta koskevat tiedot ja maksutapahtumat
• verotunnistetieto
• rahasto, josta apuraha myönnetään
• päätöksenteon ajankohtaa koskevat tiedot
• apurahaa koskevat muutokset ja peruutukset
• apurahan ensimmäisen ja viimeisen erän nostoajan päättymispäivämäärät
• tieto ilmoituksesta verohallinnolle ja Maatalousyrittäjien eläkelaitokselle
• tieto apurahan julkisuudesta
• tieto yliopistokorvaussopimuksesta
• tieto tohtorikoulutettavan työsuhteesta
• apurahan käyttöselvityksen eräpäivä
• apurahansaajan selvitys apurahan käytöstä:
  • selostus hankkeen tai työn toteutuksesta*
  • tiedot työskentelyapurahan toteutuneesta kestosta ja käyttötavasta*
  • kaikkien työskentelyapurahaa nauttineiden käyttäjien nimet*
  • tulo- ja menoselvitys*
  • selvitys hankkeen muusta rahoituksesta*
  • hankkeen tai työn tuotosten ja vastaanottajien (esim. saavutetun yleisön) määrä annetuissa luokissa*
  • hankkeen tai työn vaikutusten arviointi*
  • arvio apurahan riittävyydestä*.

Tietoja kerätään ensinnäkin sinulta itseltäsi apurahahakemuksen yhteydessä apurahanhakijan verkkopalvelun kautta.

Saamme tietoja sinusta myös ulkopuoliselta lausunnonantajalta hänen antaessaan lausunnon sinusta.

Käytämme hakemusten arviointiin ulkopuolisia asiantuntijoita, joilta saamme myös sinua koskevia tietoja arvioinnin yhteydessä.

Apurahahakemuksen käsittelyn aikana voimme saada sinua koskevia tietoja muilta rahoittajatahoilta rahoituksen kokonaistason varmistamiseksi ja päällekkäisten myöntöjen välttämiseksi.

Henkilötietojen käsittelyn perusteena on lakisääteinen velvoite siltä osin, kun sen tulee säätiölain tai kirjanpitolain nojalla käsitellä apurahansaajien henkilötietoja kuten tietojen käsittely yleisen säätiön hallituksen huolellisuusvelvollisuuden toteuttamiseksi ja säätiön tarkoituksen toteutumisesta huolehtimiseksi; esimerkiksi päätöksenteon esteettömyys, apurahojen käytön valvonta.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on apurahan hakijoiden yksilöiminen, apurahahakemusten käsittelyn mahdollistaminen, apurahapäätösten tekeminen sekä apurahojen maksatus saajille. Oikeusperuste käsittelylle on tältä osin oikeutettu etu.

Voimme käsitellä henkilötietojasi myös viestiäksemme Säätiön toimintaan liittyvistä uutisista, tapahtumista tai muista seikoista uutiskirjeemme välityksellä, mikäli olet antanut suostumuksesi uutiskirjeen vastaanottamiselle.

Voimme käsitellä henkilötietojasi myös muussa Säätiön toimintaan liittyvässä viestinnässä Säätiön oikeutetun edun perusteella.

Voimme käsitellä henkilötietojasi myös tutkimuksellisissa ja tilastointitarkoituksissa Säätiön sekä mahdollisen ulkoisen tutkimustahon oikeutetun edun perusteella.

Sinulla on oikeus vastustaa sinuun kohdistuvia käsittelytoimia erityisen henkilökohtaisen tilanteesi perusteella, kun käsittelemme henkilötietojasi oikeutetun edun perusteella. Voit olla yhteydessä meihin osoitteessa yleisinfo@skr.fi , jos haluat vastustaa tietojesi käsittelyä. Sinun tulee yksilöidä se erityinen tilanne, johon perustuen vastustat käsittelyä.

Säätiö voi luovuttaa henkilötietojasi apurahaprosessin kannalta olennaisille tahoille sekä tutkimus- tai tilastointitarkoituksessa. Säätiö varmistaa aina ennen luovutuksia tietosuoja-asetuksen määräysten mukaisuuden luovutuksissa, solmii luovutustensaajien kanssa tarpeelliset sopimukset ja varmistuu luovutuksensaajien riittävästä tietoturvan tasosta.

Voimme julkaista verkkosivuillamme tai sosiaalisen median tileillämme apurahansaajien nimen, apurahan määrän, aiheen ja alan, kotipaikan ja oppiarvon. Nämä tiedot voidaan luovuttaa myös eri medioille.

Säätiö käyttää hakemusten arviointiin ulkopuolisia asiantuntijoita, joilla on pääsy arviointityön kannalta välttämättömiin tietoihin. Asiantuntijoita sitoo vaitiolovelvollisuus.

Apurahahakemuksen käsittelyn aikana Säätiö voi luovuttaa tarvittavia tietoja muille rahoittajatahoille rahoituksen kokonaistason varmistamiseksi ja päällekkäisten myöntöjen välttämiseksi.

Voimme luovuttaa henkilötietojasi myös Säätiöt ja rahastot ry:lle apurahan hakijoiden tilastoimiseksi.

Tieteellisiä tai historiallisia tutkimustarkoituksia sekä tilastollisia tarkoituksia varten voidaan opetus- ja kulttuuriministeriön pitämään Tutkimustietovarantoon siirtää hyväksyttyjen hakemusten seuraavat tiedot:

• nimi
• oppiarvo tai ammatti
• mahdollinen ORCID-tunnus
• aihe ja ala sekä niitä mahdolliset tarkentavat tiedot
• apurahan määrä
• myöntö- ja aloituspäivämäärä.

Voimme luovuttaa tietojasi myös muille tutkimuslaitoksille ja yksittäisille tutkijoille tieteellisiä tai historiallisia tutkimuksia varten.

Luovutamme henkilötietojasi lakisääteisen velvoitteen perusteella myös verohallinnolle ja maatalousyrittäjien ja apurahansaajien eläkelaitokselle.

Voimme luovuttaa tietojasi Kansallisarkistolle arkistointia varten.

Voimme käyttää apurahaprosessissa toiminnan tehostamiseen ja nopeuttamiseen tekoälyjärjestelmiä. Tekoälyä ei käytetä itsenäiseen päätöksentekoon ja tekoälyn toimintaa valvotaan ihmisten toimesta. Olemme toteuttaneet tekoälyasetuksen ja henkilötietojen suojan kannalta tarpeelliset riskiarviot ja varmistaneet järjestelmän tietosuojan ja tietoturvan tasosta ennen sen käyttöönottoa. Pidämme yllä henkilöstömme tekoälyosaamista (AI literacy) koulutuksilla.

Käytämme kuitenkin henkilötietojen käsittelyssä apuna myös ulkoisia palveluntarjoajia (ICT-palveluntarjoaja, sähköpostijärjestelmä, tekoälyjärjestelmä, viestintäjärjestelmä, apurahojen maksatusjärjestelmä, arkistointi), jotka käsittelevät henkilötietojasi tämän tietosuojaselosteen mukaisissa tarkoituksissa.

Henkilötietoja voidaan siirtää näiden palveluntarjoajien osalta myös EU:n/ETA:n ulkopuolisille palvelimille.

Mikäli henkilötietoja siirtyy EU:n/ETA:n ulkopuolelle, varmistetaan, että henkilötietojen käsittely suojataan riittävällä tavalla ja käsitellään tämän sopimuksen mukaisesti. Suoja voi sisältää esimerkiksi Euroopan komission riittävyyspäätöksen tai asianmukaiset sopimuslausekkeet, kuten Euroopan komission hyväksymät mallilausekkeet ja muut asianmukaiset turvatoimet.

Poistamme henkilötunnuksesi ja tilinumerosi, kunnes apuraha on kokonaisuudessaan maksettu ja apurahansaajan toimittama käyttöselvitys on hyväksytty kuitenkin siten, että lainsäädännön asettamat määräajat kirjanpitoaineiston säilyttämiselle täyttyvät. Käytännössä tämä tarkoittaa vähintään 7 vuoden ja enintään 12 vuoden säilytysaikaa.

Säilytämme muita henkilötietojasi pysyvästi säätiön apurahatoiminnan mahdollistamiseksi, kehittämiseksi ja avoimuuden varmistamiseksi sekä hakijan aiemman apurahahistorian selvittämiseksi sekä Säätiön pitkän aikavälin seurantatutkimuksia varten.

Arkistoimme henkilötietosi säätiön toimesta arkistohotelliin tai voimme luovuttaa niitä arkistoitavaksi kansallisarkistolle.

Käytössämme on toimintamme kannalta riittävät tekniset ja organisatoriset menetelmät ja suojakeinot, joilla pyrimme varmistamaan henkilötietojen tietoturvallisuuden.

Sähköisessä muodossa olevat henkilötiedot on suojattu yleisesti hyväksyttävin ja kohtuullisin teknisin keinoin kuten palomuurein ja salasanoin. Muut kuin sähköisessä muodossa olevat rekisterin henkilötietoja sisältävät aineistot sijaitsevat lukituissa tiloissa, joihin asiattomilta on pääsy estetty.

Henkilötietojen päivitys- ja katseluoikeuksia on rajoitettu sekä henkilöllisesti että ajallisesti rekisterinpitäjän sisäisin, keskitetysti hallinnoiduin käyttöoikeuksin. Käyttämiemme palveluntarjoajiamme kanssa on tehty asianmukaiset sopimukset ja varmistettu henkilötietojen luottamuksellisuuden ja turvallisuuden suojaaminen.

Säätiö käyttää erilaisia evästeitä kotisivuillaan, joiden avulla voidaan kerätä myös henkilötietojasi.

Vieraillessasi sivustollamme ensimmäisen kerran, pyydämme suostumustasi muiden kuin välttämättömien evästeiden tallentamiseen. Saat lisätietoa evästeistä verkkosivustoltamme kohdasta evästeasetukset, joista voit myös myöhemmin poistaa evästeet käytöstä.

Sinulla on oikeus tarkistaa, mitä sinua koskevia tietoja on talletettu. Tämä pyyntö voidaan evätä laissa säädetyin perustein.  Oikeuden käyttö on maksutonta.

Säätiö suojaa hakijoiden, lausunnonantajien ja asiantuntijoiden oikeutta yksityisyyteen eikä luovuta hakemuksia koskevia lausuntoja tai arvioita apurahan hakijoille, apurahansaajille tai kolmansille.

Sinulla on oikeus pyytää oikaisemaan sinua koskeva virheellinen tieto. Lisäksi sinulla on tietyissä tilanteissa oikeus pyytää poistamaan sinua koskevat tiedot tai pyytää käsittelyn rajoittamista laissa säädetyin perustein.

Siltä osin, kun olet toimittanut itse meille tietoja, sinulla voi olla oikeus saada tällaiset tiedot koneluettavassa muodossa ja oikeus siirtää nämä tiedot toiselle rekisterinpitäjälle.

Siltä osin kun, olet antanut suostumuksesi henkilötietojen käsittelyyn, sinulla on oikeus peruuttaa suostumuksesi milloin tahansa olemalla yhteydessä tietosuojayhteyshenkilöön. Tämä voi vaikuttaa mahdollisuuteemme käsitellä tai myöntää apuraha.

Mikäli sinulla on kysymyksiä liittyen henkilötietojesi käsittelyyn, pyydämme sinua olemaan yhteydessä meihin osoitteessa yleisinfo@skr.fi . Mikäli katsot, että emme ole noudattaneet toiminnassamme soveltuvaa tietosuojasääntelyä, sinulla on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle.

Toimivaltainen valvontaviranomainen asiakkaan henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä asioissa on Tietosuojavaltuutetun toimisto, Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki, puh. 029 566 6700, tietosuoja@om.fi.