Tietosuojaseloste koskien Mirjam Helin -laulukilpailua

Suomen Kulttuurirahasto sr (0116947-3), Bulevardi 5 A 00120 HELSINKI, yleisinfo@skr.fi on rekisterinpitäjä koskien henkilötietojesi käsittelyä Mirjan Helin laulukilpailun järjestämiseen ja toteuttamiseen liittyvissä tarkoituksissa.

Suomen kulttuurirahaston yhteistyökumppaneina kilpailun järjestämisessä toimii Yleisradio Oy, joka välittää kilpailun suorana lähetyksenä ja taltioi kilpailun ja tuottaa taltioidusta kilpailusta ohjelman. Yleisradio Oy toimii itsenäisenä rekisterinpitäjänä tässä tarkoituksessa.

Tämä tietosuojaseloste kertoo seuraavien henkilötietoryhmien henkilötietojen käsittelystä liittyen Mirjam Helinin laulukilpailuun.

a) Kilpailijat ja kilpailuun hakijat
b) Pianistit
c) Majoittajat
d) Kilpailun uutiskirjeen tilaajat
e) Kilpailun sometilien käyttäjät

Kerromme tämän tietosuojaselosteen kohdassa 6. henkilötietoryhmäkohtaisesti, miten käsittelemme juuri sinun henkilötietojasi.

Käsittelemme henkilötietojasi vain niin kauan kuin se on tarpeen toimintamme ja lakiin perustuvien velvoitteidemme vuoksi.

Henkilötietojen säilytysajat vaihtelevat käyttötarkoituksesta riippuen ja löydät juuri sinua koskevat säilytysajat tietosuojaselosteen kohdasta 6 oman henkilötietoryhmäsi kohdalta.

Käytössämme on toimintamme kannalta riittävät tekniset ja organisatoriset menetelmät ja suojakeinot, joilla pyrimme varmistamaan henkilötietojen tietoturvallisuuden.

Henkilötietoihin pääsy on rajattu käyttöoikeuksilla vain niille henkilöille, joille se heidän roolinsa perusteella on tarpeellista.

Kulttuurirahasto vastaa rekisterinpitäjänä hallinnoimiensa henkilötietojen asianmukaisesta suojaamisesta tarvittavin teknisin ja organisatorisin suojamekanismein.

Kulttuurirahasto on ohjeistanut henkilötietojen käsittelyyn osallistuvaa henkilöstöään henkilötietojen oikeasta käsittelystä ja niiden luottamuksellisuudesta. Henkilökunnan riittävästä asiantuntemuksesta huolehditaan sekä osaamista ylläpidetään. Tietoja pääsevät käsittelemään vain ennalta nimetyt henkilöt, joiden työtehtävät tätä vaativat. Kullakin nimetyllä käyttäjällä on henkilökohtainen käyttäjätunnus ja salasana. Henkilötiedot on suojattu ulkopuoliselta käytöltä sekä pääsyltä henkilötietoihin.

Kulttuurirahaston ja sen alihankkijoiden tietoverkko ja laitteisto, jolla henkilötiedot sijaitsevat, on suojattu palomuurilla, salasanoilla ja muilla asianmukaisilla teknisillä toimenpiteillä. Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa, joihin on järjestetty asianmukainen kulunvalvonta ja pääsyä tiloihin on rajoitettu.

Manuaalinen aineisto säilytetään lukitussa tilassa, jonne on pääsy vain asiaankuuluvilla henkilöillä.

Eväste on pieni tiedosto, jonka verkkosivusto varastoi vierailijan tietokoneelle ja jonka vierailijan selain tarjoaa verkkosivulle joka kerta vierailijan vieraillessa sivustolla. Kulttuurirahasto käyttää verkkosivuillaan evästeitä seuratakseen Kulttuurirahaston verkkosivujen ja niiden yhteydessä toimivan apurahajärjestelmän liikennettä. Evästeitä ei käytetä markkinointiin tai mainostamiseen.

Vieraillessasi sivustollamme ensimmäisen kerran, pyydämme suostumustasi evästeiden tallentamiseen. Saat lisätietoa evästeistä verkkosivustoltamme kohdasta evästeasetukset, joista voit myös myöhemmin poistaa evästeet käytöstä.

Sinulla on oikeus tarkistaa, mitä sinua koskevia tietoja on talletettu. Tämä pyyntö voidaan evätä laissa säädetyin perustein.  Oikeuden käyttö on maksutonta.

Sinulla on oikeus pyytää oikaisemaan sinua koskeva virheellinen tieto. Lisäksi sinulla on tietyissä tilanteissa oikeus pyytää poistamaan sinua koskevat tiedot tai pyytää käsittelyn rajoittamista laissa säädetyin perustein.

Siltä osin, kun olet toimittanut itse meille tietoja, sinulla voi olla oikeus saada tällaiset tiedot koneluettavassa muodossa ja oikeus siirtää nämä tiedot toiselle rekisterinpitäjälle.

Mikäli sinulla on kysymyksiä liittyen henkilötietojesi käsittelyyn, pyydämme sinua olemaan yhteydessä meihin osoitteessa info@mirjamhelin.fi. Mikäli katsot, että emme ole noudattaneet toiminnassamme soveltuvaa tietosuojasääntelyä, sinulla on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle.

Toimivaltainen valvontaviranomainen asiakkaan henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä asioissa on Tietosuojavaltuutetun toimisto, Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki, puh. 029 566 6700, tietosuoja@om.fi.

1. Kilpailijat ja kilpailuun hakijat

Mitä tietoja keräämme sinusta?

• Yhteystiedot; etunimi, sukunimi, ääniala, puhelinnumero, postiosoite, sähköpostiosoite syntymäaika, paikka ja -maa, kansalaisuus
• Henkilökohtaisen verkkosivuston osoite, linkit henkilökohtaisille sosiaalisen median sivuille (Youtube, Twitter, Facebook ja/tai Instagram),
• Biografiatiedot; opettajat, tutkintotodistukset, työkokemus ja kilpailuhistoria, kielitaito – hakemustiedoston käsittelypäivät (luonti, muokkaus, lähetys)
• mahdollisen säestäjän etu- ja sukunimi sekä sähköpostiosoite
• valokuva(t), video- ja/tai ääninäytteet

Kilpailuun valituilta osallistujilta kerätään lisäksi henkilön hakukelpoisuuden todentamiseksi kopio passista tai henkilökortista sekä tiedot kilpailukappaleista ja mahdollinen kilpailusijoitus.

Kilpailussa sijoittuvilta kilpailijoilta kerätään myös palkintojen maksamiseksi tarpeelliset tiedot kuten tilinumero.

Miten keräämme tietosi?

Keräämme edellä mainitut henkilötietosi suoraan sinulta.

Kilpailuun hakiessa henkilötietojen keräämisessä käytämme ulkoista palveluntarjoajaa Embark Corpia (”Embark”), jonka sähköistä hakupalvelua käyttämällä annat edellä mainitut tiedot. Embark käsittelee henkilötietojasi ainoastaan meidän ohjeistuksemme mukaisesti kilpailun toteuttamisen ja järjestämisen tarkoituksessa. Olemme tehneet Embarkin kanssa asianmukaiset sopimukset koskien henkilötietojen käsittelyä lukuumme.

Miksi käsittelemme tietojasi ja mikä on käsittelyn oikeusperusta?

Käsittelemme tietojasi kilpailun järjestämiseksi ja kerätäksemme sinusta riittävät tiedot liittyen soveltuvuuteesi osallistua kilpailuun ja valitaksemme kilpailun osallistujat.

Voimme käsitellä tietojasi myös kilpailuun liittyvässä viestinnässä ja markkinoinnissa.

Käsittelyn oikeusperustana on suostumuksesi, kun annat edellä mainitut tiedot Embark-hakupalvelun kautta. Voit peruuttaa suostumuksesi, milloin tahansa.

Käsittelyn oikeusperustana on myös Kulttuurirahaston oikeutettu etu kilpailun järjestämiseen, markkinoimiseen ja viestintään.

Käsittelyn oikeusperusteena kilpailuun valittujen hakijoiden osalta on myös Kulttuurirahaston ja kilpailijan välisen sopimuksen täytäntöönpano.

Käsittelyn oikeusperusteena voi olla myös lakisääteisen velvoitteen noudattaminen.

Käsittelemme osaa henkilötiedoistasi myös yleisen edun mukaisessa arkistointitarkoituksessa.

Kenelle tietojasi luovutetaan?

Tietojasi voidaan luovuttaa kilpailun henkilökunnalle sekä tarpeellisille yhteistyökumppaneille kilpailun järjestämiseksi ja toteuttamiseksi esim. Yleisradiolle, joka on kilpailun jakelija sekä Musiikkitalolle ja kilpailun orkesterille, majoituspalveluille tai muille yhteistyökumppaneille.

Tietojasi voidaan luovuttaa myös eri medioille liittyen kilpailun markkinointiin ja viestintään, voimme myös julkaista tiettyjä henkilötietojasi (kuten nimi, kuva, kilpailukappale) kilpailun sosiaalisen median kanavissamme (Instagram, Facebook ja Youtube).

Kilpailusta painetaan kilpailun ohjelmakirja, jossa on kilpailijan nimi, syntymävuosi, kansalaisuus, viimeisin oppilaitos sekä kilpailijan kilpailuohjelma, joka on julkisessa jakelussa esimerkiksi itse kilpailussa ja kilpailun verkkosivuilla

Käytämme henkilötietojen käsittelyssä myös ulkoisia palveluntarjoajia (Embark-online hakupalvelu, sähköpostijärjestelmä, viestintä- ja yhteistyöalusta, kysely- ja raportointisovellus, painotalo ohjelmakirjan painamiseen, pilvipalvelu), jotka käsittelevät henkilötietojasi tämän tietosuojaselosteen mukaisissa tarkoituksissa.

Henkilötietoja voidaan siirtää näiden palveluntarjoajien osalta myös EU:n/ETA:n ulkopuolisilla palvelimilla.

Mikäli henkilötietoja siirtyy EU:n/ETA:n ulkopuolelle, varmistetaan, että henkilötietojen käsittely suojataan riittävällä tavalla ja käsitellään tämän sopimuksen mukaisesti. Suoja voi sisältää esimerkiksi Euroopan komission riittävyyspäätöksen tai asianmukaiset sopimuslausekkeet, kuten Euroopan komission hyväksymät mallilausekkeet ja muut asianmukaiset turvatoimet.

Kuinka pitkään säilytämme tietoja?

Henkilötietojasi säilytetään lähtökohtaisesti kolme vuotta kilpailun päättymisen jälkeen,

Tämän jälkeen voimme säilyttää tietojasi, mikäli se on tarpeen lakisääteisen velvoitteen vuosi.

Arkistoimme seuraavat tietosi yleisen edun mukaisessa arkistointitarkoituksessa; nimi, syntymävuosi, kansalaisuus, viimeisin oppilaitos sekä kilpailijan kilpailuohjelma.

1. Pianistit

Mitä tietoja keräämme sinusta?

Etunimi, sukunimi, syntymäaika, puhelinnumero, sähköpostiosoite, postiosoite ja kuva.

Miten keräämme tietosi?

Keräämme tiedon nimestäsi kilpailijalta, joka on ilmoittanut sinun toimivan säestäjänään kilpailussa. Kilpailija ilmoittaa nimesi Embark-hakupalvelun kautta.

Muut henkilötietosi kerätään suoraan sinulta.

Miksi käsittelemme tietojasi ja mikä on käsittelyn oikeusperusta?

Käsittelemme tietojasi kilpailun järjestämiseksi ja voimme käsitellä tietojasi myös kilpailuun liittyvässä viestinnässä ja markkinoinnissa.

Käsittelyn oikeusperusteena on Kulttuurirahaston ja pianistin välisen sopimuksen täytäntöönpano.

Käsittelyn oikeusperustana on myös Kulttuurirahaston oikeutettu etu kilpailun järjestämiseen, markkinoimiseen ja viestintään.

Käsittelyn oikeusperusteena voi olla myös lakisääteisen velvoitteen noudattaminen.

Käsittelemme nimeäsi ja tietoa siitä, ketä kilpailijaa olet säestänyt, myös yleisen edun mukaisessa arkistointitarkoituksessa.

Kenelle tietojasi luovutetaan?

Tietojasi voidaan luovuttaa kilpailun henkilökunnalle sekä tarpeellisille yhteistyökumppaneille kilpailun järjestämiseksi ja toteuttamiseksi esim. Yleisradiolle, joka on kilpailun jakelija sekä Musiikkitalolle ja kilpailun orkesterille, majoituspalveluille tai muille yhteistyökumppaneille.

Tietojasi voidaan luovuttaa myös eri medioille liittyen kilpailun markkinointiin ja viestintään, voimme myös julkaista tiettyjä henkilötietojasi (kuten nimi, kuva, kilpailukappale, säestämäsi kilpailija) kilpailun sosiaalisen median kanavissamme (Instagram, Facebook ja Youtube).

Kilpailusta painetaan kilpailun ohjelmakirja, jossa on pianistin nimi ja, joka on julkisessa jakelussa esimerkiksi itse kilpailussa ja kilpailun verkkosivuilla.

Käytämme henkilötietojen käsittelyssä myös ulkoisia palveluntarjoajia (Embark-online hakupalvelu, sähköpostijärjestelmä, viestintä- ja yhteistyöalusta, kysely- ja raportointisovellus, painotalo ohjelmakirjan painamiseen, pilvipalvelu), jotka käsittelevät henkilötietojasi tämän tietosuojaselosteen mukaisissa tarkoituksissa.

Henkilötietoja voidaan siirtää näiden palveluntarjoajien osalta myös EU:n/ETA:n ulkopuolisilla palvelimilla.

Mikäli henkilötietoja siirtyy EU:n/ETA:n ulkopuolelle, varmistetaan, että henkilötietojen käsittely suojataan riittävällä tavalla ja käsitellään tämän sopimuksen mukaisesti. Suoja voi sisältää esimerkiksi Euroopan komission riittävyyspäätöksen tai asianmukaiset sopimuslausekkeet, kuten Euroopan komission hyväksymät mallilausekkeet ja muut asianmukaiset turvatoimet.

Kuinka pitkään säilytämme tietoja?

Henkilötietojasi säilytetään lähtökohtaisesti kolme vuotta kilpailun päättymisen jälkeen.

Tämän jälkeen voimme säilyttää tietojasi, mikäli se on tarpeen lakisääteisen velvoitteen vuosi.

Arkistoimme seuraavat tietosi yleisen edun mukaisessa arkistointitarkoituksessa; nimi, ketä kilpailijaa olet säestänyt, säestämäsi kappale.

1. Majoittajat

Mitä tietoja keräämme sinusta?

Nimi, puhelinnumero, sähköposti, osoite, tiedot tarjottavasta majoituksesta ja majoittamiseen liittyvistä käytännön toiveista.

Miten keräämme tietosi?

Keräämme edellä mainitut henkilötietosi suoraan sinulta.

Miksi käsittelemme tietojasi ja mikä on käsittelyn oikeusperusta?

Käsittelemme tietojasi ainoastaan kilpailijoiden majoituksen järjestämiseksi ja keräämme ainoastaan majoituksen järjestämisen kannalta olennaiset tiedot.

Käsittelyn oikeusperustana on suostumuksesi, kun ilmoitat meille, että haluat toimia kilpailussa majoittajana. Voit peruuttaa suostumuksesi, milloin tahansa.

Kenelle tietojasi luovutetaan?

Henkilötietosi luovutetaan ainoastaan sille kilpailijalle, jonka tulet majoittamaan.

Käytämme henkilötietojen käsittelyssä myös ulkoisia palveluntarjoajia (sähköpostijärjestelmä, viestintä- ja yhteistyöalusta, kysely- ja raportointisovellus, pilvipalvelu), jotka voivat käsitellä henkilötietojasi tämän tietosuojaselosteen mukaisissa tarkoituksissa.

Henkilötietoja voidaan siirtää näiden palveluntarjoajien osalta myös EU:n/ETA:n ulkopuolisilla palvelimilla.

Mikäli henkilötietoja siirtyy EU:n/ETA:n ulkopuolelle, varmistetaan, että henkilötietojen käsittely suojataan riittävällä tavalla ja käsitellään tämän sopimuksen mukaisesti. Suoja voi sisältää esimerkiksi Euroopan komission riittävyyspäätöksen tai asianmukaiset sopimuslausekkeet, kuten Euroopan komission hyväksymät mallilausekkeet ja muut asianmukaiset turvatoimet.

Kuinka pitkään säilytämme tietoja?

Säilytämme tietojasi seuraavan Mirjam Helin laulukilpailun järjestämiseen saakka, jolloin voimme tiedustella sinulta haluasi toimia majoittajana myös tässä kilpailussa. Tietosi poistetaan, mikäli et halua toimia uudestaan majoittajana tai, jos emme tavoita sinua tai, mikäli emme ole sinuun uudestaan yhteydessä viimeistään 31.3.2027.

1. Kilpailun uutiskirjeen tilaajat

Mitä tietoja keräämme sinusta?

Nimi, sähköposti ja organisaatiosi. Organisaatiosi tiedot eivät ole pakollinen tieto uutiskirjeen saamiseksi.

Miten keräämme tietosi?

Keräämme edellä mainitut henkilötietosi suoraan sinulta.

Miksi käsittelemme tietojasi ja mikä on käsittelyn oikeusperusta?

Käsittelemme tietoja uutiskirjeemme lähettämiseksi viestintä- ja markkinointitarkoituksessa.

Oikeusperusta on suostumuksesi, jonka annat tilatessasi uutiskirjeen. Voit peruuttaa tai päivittää suostumuksesi, milloin vain, sähköpostiisi saapuneen kirjeen peruutuslinkistä tai kotisivujemme kautta.

Kenelle tietojasi luovutetaan?

Emme luovuta henkilötietojasi eteenpäin.

Käytämme henkilötietojen käsittelyssä myös ulkoisia palveluntarjoajia (sähköpostijärjestelmä, viestintä- ja yhteistyöalusta, kysely- ja raportointisovellus, pilvipalvelu), jotka voivat käsitellä henkilötietojasi tämän tietosuojaselosteen mukaisissa tarkoituksissa.

Henkilötietoja voidaan siirtää näiden palveluntarjoajien osalta myös EU:n/ETA:n ulkopuolisilla palvelimilla.

Mikäli henkilötietoja siirtyy EU:n/ETA:n ulkopuolelle, varmistetaan, että henkilötietojen käsittely suojataan riittävällä tavalla ja käsitellään tämän sopimuksen mukaisesti. Suoja voi sisältää esimerkiksi Euroopan komission riittävyyspäätöksen tai asianmukaiset sopimuslausekkeet, kuten Euroopan komission hyväksymät mallilausekkeet ja muut asianmukaiset turvatoimet.

Kuinka pitkään säilytämme tietoja?

Henkilötietoja säilytetään niin pitkään kuin on tarpeellista uutiskirjeen lähettämiseksi (kunnes tilaus peruutetaan tai uutiskirjepalvelun olemassaolo lakkaa).

1. Kilpailun sometilien käyttäjät

Mitä tietoja keräämme sinusta?

Jos käytät sosiaalisen median tilejämme (Instagram, Facebook, Youtube), saatamme käsitellä antamiasi kommentteja, kuvia tai reaktioita tileillämme tai postauksiimme.

Miksi käsittelemme tietojasi ja mikä on käsittelyn oikeusperusta?

Käsittelemme tietojasi kilpailuun liittyvässä viestinnässä ja markkinoinnissa.

Käsittelyn oikeusperustana on suostumuksesi, kun annat edellä mainitut tiedot sosiaalisen median palvelussa. Voit peruuttaa suostumuksesi, milloin tahansa poistamalla reaktiosi tai kommenttisi.

Käsittelyn oikeusperustana on myös Kulttuurirahaston oikeutettu etu kilpailun järjestämiseen, markkinoimiseen ja viestintään.

Kenelle tietojasi luovutetaan?

Kaikki sosiaalisen median alustalla julkaistut kommentit ja lähetetyt yksityisviestit tallentuvat automaattisesti kyseiselle sosiaalisen median alustalle. Kulttuurirahasto ei tallenna sosiaalisen median kanavalleen saamiaan kommentteja tai yksityisviestejä muille alustoille eikä luovuta niitä eteenpäin.

Linkki sosiaalisen median palveluihin löytyy verkkosivustoltamme. Tietokoneellesi ei tallenneta näihin sosiaalisen median kanaviin liittyviä evästeitä, kun vierailet verkkosivuillamme. Jos klikkaat sivustolla olevaa linkkiä, sinut ohjataan kyseiseen palveluun, jolla on omat käytäntönsä evästeisiin ja yksityisyydensuojaan liittyen.

Kuinka pitkään säilytämme tietoja?

Henkilötietojen ryhmät sekä tietojen säilytysajat voi tarkistaa kyseisen sosiaalisen median palveluntarjoajan tietosuojakäytännöstä.