Rekisteriseloste

Suomen Kulttuurirahasto sr (säätiö)
0116947-3
Bulevardi 5 A, 00120 Helsinki
puhelin + 358 9 612 810 (vaihde)
sähköposti yleisinfo@skr.fi tai etunimi.sukunimi@skr.fi

Susanna Pettersson, toimitusjohtaja
yhteystiedot yllä
sähköposti etunimi.sukunimi@skr.fi

Rekisterinpitäjä toteuttaa sääntömääräistä tehtäväänsä myöntämällä apurahoja hakemuksesta. Tietojen käsittely apurahatoiminnan rekisterissä perustuu rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun.

Rekisterinpitäjän ja rekisteröitävän oikeuksien tasapaino on varmistettu siten, että:

a) rekisterissä ei käsitellä arkaluonteisia tietoja; ja
b) sellaisia tietoja, joiden käsittelyyn liittyy erityisiä riskejä, kuten henkilötunnus ja tilinumero, käsitellään mahdollisimman rajoitetusti, ja niitä säilytetään vain sen ajan kuin on välttämätöntä (tietojen minimoinnin ja säilytyksen rajoittamisen periaatteet).

Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on mahdollistaa apurahahakemusten vastaanottaminen ja käsittely sekä myönnettyjen apurahojen maksatus ja seuranta.

Rekisteriin on tallennettu sähköisesti tai paperille tulostettuna seuraavat hakijaa tai hakijan yhteyshenkilöä koskevat, pääsääntöisesti hakijan itse luovuttamat tiedot, kuten:

• nimi
• oppiarvo tai ammatti
• toimi
• yhteystiedot
• toimipaikka
• asiointikieli
• tutkimusryhmän johtajan nimi
• hakemuksen aihe ja ala sekä niitä mahdollisesti tarkentavat tiedot
• apurahan määrä
• apurahan kesto
• apurahan tyyppi
• apurahan käyttötarkoitus
• työsuunnitelma
• työn suorituspaikka
• tieto hakijan aiemmista ja vireillä olevista apurahoista
• hakemuksen liitteet, kuten ansio- ja julkaisuluettelot sekä www-linkit
• tieto henkilön tähänastisesta tieteellisestä tai taiteellisesta toiminnasta
• suostumus sähköpostilla lähetettäviin käsittelyä koskeviin ilmoituksiin
• ulkopuolisen lausunnonantajan arvio hakijasta.

Jos hakija on luonnollinen henkilö, tallennetaan rekisteriin edellä luetellun lisäksi sähköisesti tai paperille tulostettuna:

• henkilötunnus *
• mahdollinen ORCID-tunnus
• sukupuoli
• kotipaikka
• syntymäpaikka
• kansalaisuus
• opiskelupaikka
• tieto hakijan tutkijakoulupaikasta
• tieto hakijan työskentelystä apurahakaudella.

Jos apuraha myönnetään, tallennetaan rekisteriin sähköisesti hakija-/ yhteyshenkilötietojen lisäksi seuraavat apurahansaajaa koskevat tiedot:

• tilinumero *
• maksatusta koskevat tiedot ja maksutapahtumat
• rahasto, josta apuraha myönnetään
• päätöksenteon ajankohtaa koskevat tiedot
• apurahaa koskevat muutokset ja peruutukset
• tieto ilmoituksesta verohallinnolle ja Maatalousyrittäjien eläkelaitokselle
• tieto apurahan julkisuudesta
• tieto yliopistokorvaussopimuksesta
• tieto tohtorikoulutettavan työsuhteesta
• apurahan käyttöselvityksen eräpäivä
• apurahansaajan selvitys apurahan käytöstä.

Alle 15-vuotias henkilö täyttää hakemuksen yhdessä huoltajansa kanssa.

Tähdellä (*) merkityt tiedot

Tähdellä merkityt tiedot säilytetään siihen saakka, kunnes apuraha on kokonaisuudessaan maksettu ja apurahansaajan toimittama käyttöselvitys on hyväksytty kuitenkin siten, että lainsäädännön asettamat määräajat kirjanpitoaineiston säilyttämiselle täyttyvät. Käytännössä tämä tarkoittaa vähintään 7 vuoden ja enintään 12 vuoden säilytysaikaa. Peruste tietojen säilyttämiselle on rekisteröitävän yksiselitteistä yksilöimistä edellyttävä rekisteröitävän ja rekisterinpitäjän oikeusturvan varmistaminen, apurahojen maksaminen ja käytön seuranta sekä tietojen toimittaminen verohallinnolle ja Maatalousyrittäjien eläkelaitokselle (L 1280/2006 141 b §).

Muut henkilötiedot

Rekisterinpitäjän apurahatoiminnan mahdollistamiseksi, kehittämiseksi ja avoimuuden varmistamiseksi sekä hakijan aiemman apurahahistorian selvittämiseksi muut henkilötiedot säilytetään seuraavasti:

1. Päätöspöytäkirjojen liitetiedot

Kaikista hakemuksista säilytetään tulostettuna pysyvästi

• nimi
• hakemuksen ala
• hakemuksen aihe
• apurahan määrä
• kotipaikka
• syntymävuosi.

2. Paperille tulostettuna säilytettävät tiedot

a. Hyväksyttyjen hakemusten täydelliset tiedot voidaan säilyttää tulostettuna pysyvästi.
b. Hylättyjen hakemusten täydelliset tiedot voidaan säilyttää tulostettuna korkeintaan kymmenen vuotta.

3. Sähköisesti tallennettavat tiedot

a. Hyväksyttyjen hakemusten täydelliset tiedot voidaan säilyttää sähköisesti pysyvästi.
b. Hylättyjen hakemusten täydelliset tiedot voidaan säilyttää sähköisesti korkeintaan kymmenen vuotta. Tämän jälkeen säilytetään hakijoiden yhteystiedot, jotta heitä voidaan myöhemmin pyytää osallistumaan Kulttuurirahaston pitkän aikavälin seurantatutkimuksiin.

4. Anonymisoitu tieto

Rekisterinpitäjä säilyttää pysyvästi tilasto- tai tutkimustarkoituksia varten osan tiedoista siten, ettei rekisteröidyn tunnistaminen ole enää mahdollista.

Paperille tulostettuna säilytettävät tiedot

Tieteellisiä tai historiallisia tutkimustarkoituksia varten voidaan siirtää Kansallisarkistoon kerran viidessä vuodessa, kun vähintään kymmenen vuotta on kulunut hakemuksen tekemisestä

• kaikki hyväksytyt hakemukset
• sellaiset hylätyt hakemukset, joiden hakuvuosi päättyy lukuun viisi.

Sähköisesti tallennettavat tiedot

Tieteellisiä tai historiallisia tutkimustarkoituksia sekä tilastollisia tarkoituksia varten voidaan opetus- ja kulttuuriministeriön pitämään Tutkimustietovarantoon siirtää hyväksyttyjen hakemusten seuraavat tiedot:

• nimi
• oppiarvo tai ammatti
• mahdollinen ORCID-tunnus
• aihe ja ala sekä niitä mahdolliset tarkentavat tiedot
• apurahan määrä
• myöntö- ja aloituspäivämäärä.

Rekisterinpitäjä ei siirrä tietoja muihin tarkoituksiin.

Rekisterinpitäjä käyttää hakemusten arviointiin ulkopuolisia asiantuntijoita, joilla on pääsy arviointityön kannalta välttämättömiin tietoihin sekä vaitiolovelvollisuus.

Apurahahakemuksen käsittelyn aikana rekisterinpitäjä voi vaihtaa tarvittavia tietoja muiden rahoittajatahojen kanssa rahoituksen kokonaistason varmistamiseksi ja päällekkäisten myöntöjen välttämiseksi.

Rekisterinpitäjä julkistaa seuraavat tiedot kaikista apurahansaajista:

• nimi
• oppiarvo tai ammatti
• hakemuksen aihe
• apurahan määrä
• kotipaikka

Julkistamisen perusteena on lakiperusteisen apurahajärjestelmän nauttiman julkisen luottamuksen ylläpitäminen sekä päällekkäisten apurahamyöntöjen välttäminen. Rekisterinpitäjä suojaa hakijoiden, lausunnonantajien ja asiantuntijoiden oikeutta yksityisyyteen eikä luovuta hakemuksia koskevia lausuntoja tai arvioita.

Henkilötietojen päivitys- ja katseluoikeuksia on rajoitettu sekä henkilöllisesti että ajallisesti rekisterinpitäjän sisäisin, keskitetysti hallinnoiduin käyttöoikeuksin.

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää pääsy häntä itseään koskeviin henkilötietoihin. Rekisteröidyllä ei kuitenkaan ole oikeutta saada tietoa itseään koskevista lausunnoista taikka niiden sisällöstä. Tietojen luottamuksellisuudella suojataan lausunnonantajan oikeutta yksityisyyteen ja varmistetaan lausunnon arvo Rekisterinpitäjälle. Rekisteröidyllä on oikeus pyytää tietojen oikaisemista taikka käsittelyn rajoittamista. Lisäksi hänellä on oikeus vastustaa käsittelyä. Rekisterinpitäjällä on oikeus pyytää harkitsemansa lisätiedot pyynnön esittäjän henkilöllisyyden vahvistamiseksi. Pyyntöön vastataan kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta. Samassa ajassa ilmoitetaan mahdollisesta määräajan pidentämisestä ja viivästymisen syistä.

Henkilötietojen käsittely apurahatoiminnan rekisterissä ei perustu suostumukseen.

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, mikäli hän katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan EU:n tietosuoja-asetusta.

Rekisteröitävän henkilötietojen luovuttaminen rekisterinpitäjälle on apurahahakemuksen vastaanottamisen ja käsittelyn edellytys.

Rekisteröitävän henkilötietojen luovuttamatta jättämisestä tai ennen päätöksentekoa tapahtuvasta käsittelyn rajoittamisesta seuraa hakemuksen poistaminen käsittelystä.

Rekisteriä ei käytetä automaattisen päätöksenteon pohjana ilman erikseen pyydettävää nimenomaista suostumusta.

Hakemusten sähköiset tiedot ovat Kulttuurirahaston omalla palvelimella, joka sijaitsee lukitussa laitetilassa. Palvelintilassa on kulunvalvonta, tallentava kameravalvonta, kahdennettu UPS-järjestelmä, kahdennettu jäähdytysjärjestelmä sekä murto- ja paloilmoitusjärjestelmä varmennetulla ilmoituksensiirrolla. Palvelimet on suojattu palomuurein ja asianmukaisilla suojaustekniikoilla. Laitetilaan on pääsy vain nimetyillä teknisen ylläpidon henkilöillä.

Paperille tulostettuja hakemuksia säilytetään lukitussa tilassa.