Apurahoihin liittyvä rekisteriseloste

Rekisteriseloste

Vahvistettu SKR:n hallituksessa 21.5.2018

EU:n tietosuoja-asetus, 2016/679, voimaan 25.5.2018
liite tietosuojaselosteeseen

Rekisterinpitäjä

Suomen Kulttuurirahasto sr (säätiö)
0116947-3
Bulevardi 5 A, 00120 Helsinki
puhelin + 358 9 612 810 (vaihde)
sähköposti yleisinfo@skr.fi tai etunimi.sukunimi@skr.fi

Rekistereistä vastaava henkilö

Antti Arjava, yliasiamies
yhteystiedot yllä
sähköposti etunimi.sukunimi@skr.fi

Peruste

Rekisterinpitäjä toteuttaa sääntömääräistä tehtäväänsä myöntämällä apurahoja hakemuksesta. Tietojen käsittely apurahatoiminnan rekisterissä perustuu rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun. Rekisterinpitäjän ja rekisteröitävän oikeuksien tasapaino on varmistettu siten, että:

a. rekisterissä ei käsitellä arkaluonteisia tietoja; ja
b. sellaisia tietoja, joiden käsittelyyn liittyy erityisiä riskejä, kuten henkilötunnus ja tilinumero, käsitellään mahdollisimman rajoitetusti, ja niitä säilytetään vain sen ajan kuin on välttämätöntä (tietojen minimoinnin ja säilytyksen rajoittamisen periaatteet).

Käyttötarkoitus

Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on mahdollistaa apurahahakemusten vastaanottaminen ja käsittely sekä myönnettyjen apurahojen maksatus ja seuranta.

Rekisterin sisältö

Rekisteriin on tallennettu sähköisesti tai paperille tulostettuna seuraavat hakijaa tai hakijan yhteyshenkilöä koskevat, pääsääntöisesti hakijan itse luovuttamat tiedot, kuten

• nimi
• oppiarvo tai ammatti
• toimi
• yhteystiedot
• toimipaikka
• asiointikieli
• tutkimusryhmän johtajan nimi
• hakemuksen ala
• hakemuksen aihe
• apurahan määrä
• apurahan kesto
• apurahan tyyppi
• apurahan käyttötarkoitus
• työsuunnitelma
• työn suorituspaikka
• tieto hakijan aiemmista ja vireillä olevista apurahoista
• hakemuksen liitteet, kuten ansio- ja julkaisuluettelot sekä www-linkit
• tieto henkilön tähänastisesta tieteellisestä tai taiteellisesta toiminnasta
• suostumus sähköpostilla lähetettäviin käsittelyä koskeviin ilmoituksiin
• ulkopuolisen lausunnonantajan arvio hakijasta.

Jos hakija on luonnollinen henkilö, tallennetaan rekisteriin edellä luetellun lisäksi sähköisesti tai paperille tulostettuna

• henkilötunnus *
• sukupuoli
• kotipaikka
• syntymäpaikka
• kansalaisuus
• opiskelupaikka
• tieto hakijan tutkijakoulupaikasta
• tieto hakijan työskentelystä apurahakaudella.

Jos apuraha myönnetään, tallennetaan rekisteriin sähköisesti hakija-/ yhteyshenkilötietojen lisäksi seuraavat apurahansaajaa koskevat tiedot:

• tilinumero *
• maksatusta koskevat tiedot ja maksutapahtumat
• rahasto, josta apuraha myönnetään
• päätöksenteon ajankohtaa koskevat tiedot
• apurahaa koskevat muutokset ja peruutukset
• tieto ilmoituksesta verohallinnolle ja Maatalousyrittäjien eläkelaitokselle
• tieto apurahan julkisuudesta
• tieto yliopistokorvaussopimuksesta
• tieto tohtorikoulutettavan työsuhteesta
• apurahan käyttöselvityksen eräpäivä
• apurahansaajan selvitys apurahan käytöstä.

Alle 15-vuotias henkilö täyttää hakemuksen yhdessä huoltajansa kanssa.

Henkilötietojen säilytys

Tähdellä merkityt tiedot

Tähdellä merkityt tiedot säilytetään siihen saakka, kunnes apuraha on kokonaisuudessaan maksettu ja apurahansaajan toimittama käyttöselvitys on hyväksytty kuitenkin siten, että lainsäädännön asettamat määräajat kirjanpitoaineiston säilyttämiselle täyttyvät.

Peruste tietojen säilyttämiselle on rekisteröitävän yksiselitteistä yksilöimistä edellyttävä rekisteröitävän ja rekisterinpitäjän oikeusturvan varmistaminen, apurahojen maksaminen ja käytön seuranta sekä tietojen toimittaminen verohallinnolle ja Maatalousyrittäjien eläkelaitokselle (L 1280/2006 141 b §).

Muut henkilötiedot

Rekisterinpitäjän apurahatoiminnan mahdollistamiseksi, kehittämiseksi ja avoimuuden varmistamiseksi sekä hakijan aiemman apurahahistorian selvittämiseksi muut henkilötiedot säilytetään seuraavasti:

1. Päätöspöytäkirjojen liitetiedot
Kaikista hakemuksista säilytetään tulostettuna pysyvästi

• nimi
• hakemuksen ala
• hakemuksen aihe
• apurahan määrä
• kotipaikka
• syntymävuosi.

2. Paperille tulostettuna säilytettävät tiedot

a. Hyväksyttyjen hakemusten täydelliset tiedot voidaan säilyttää tulostettuna pysyvästi.
b. Hylättyjen hakemusten täydelliset tiedot voidaan säilyttää tulostettuna korkeintaan kymmenen vuotta.

Tieteellisiä tai historiallisia tutkimustarkoituksia varten voidaan siirtää Kansallisarkistoon kerran viidessä vuodessa, kun vähintään kymmenen vuotta on kulunut hakemuksen tekemisestä

• kaikki hyväksytyt hakemukset
• sellaiset hylätyt hakemukset, joiden hakuvuosi päättyy lukuun viisi.

3. Sähköisesti tallennettavat tiedot

a. Hyväksyttyjen hakemusten täydelliset tiedot voidaan säilyttää sähköisesti pysyvästi.
b. Hylättyjen hakemusten täydelliset tiedot voidaan säilyttää sähköisesti korkeintaan kymmenen vuotta. Tämän jälkeen säilytetään hakijoiden yhteystiedot, jotta heitä voidaan myöhemmin pyytää osallistumaan Kulttuurirahaston pitkän aikavälin seurantatutkimuksiin.

4. Anonymisoitu tieto

Rekisterinpitäjä säilyttää pysyvästi tilasto- tai tutkimustarkoituksia varten osan tiedoista siten, ettei rekisteröidyn tunnistaminen ole enää mahdollista.

Henkilötietojen siirto

Paperille tulostetut hakemukset voidaan siirtää Kansallisarkistoon (ks. edellä). Rekisterinpitäjä ei siirrä tietoja muihin tarkoituksiin.

Henkilötietojen käyttö hakemusten arvioinnissa

Rekisterinpitäjä käyttää hakemusten arviointiin ulkopuolisia asiantuntijoita, joilla on pääsy arviointityön kannalta välttämättömiin tietoihin sekä vaitiolovelvollisuus.

Apurahahakemuksen käsittelyn aikana rekisterinpitäjä voi vaihtaa tarvittavia tietoja muiden rahoittajatahojen kanssa rahoituksen kokonaistason varmistamiseksi ja päällekkäisten myöntöjen välttämiseksi.

Henkilötietojen ja päätöksenteon perusteiden julkisuus

Rekisterinpitäjä julkistaa seuraavat tiedot kaikista apurahansaajista:

• nimi
• oppiarvo tai ammatti
• hakemuksen aihe
• apurahan määrä
• kotipaikka

Julkistamisen perusteena on lakiperusteisen apurahajärjestelmän nauttiman julkisen luottamuksen ylläpitäminen sekä päällekkäisten apurahamyöntöjen välttäminen.

Rekisterinpitäjä suojaa hakijoiden, lausunnonantajien ja asiantuntijoiden oikeutta yksityisyyteen eikä luovuta hakemuksia koskevia lausuntoja tai arvioita.

Käsittelyn rajoittaminen                                                                          

Henkilötietojen päivitys- ja katseluoikeuksia on rajoitettu sekä henkilöllisesti että ajallisesti rekisterinpitäjän sisäisin, keskitetysti hallinnoiduin käyttöoikeuksin.

Rekisteröidyn pääsy tietoihin

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää pääsy häntä itseään koskeviin henkilötietoihin. Rekisteröidyllä ei kuitenkaan ole oikeutta saada tietoa itseään koskevista lausunnoista taikka niiden sisällöstä. Tietojen luottamuksellisuudella suojataan lausunnonantajan oikeutta yksityisyyteen ja varmistetaan lausunnon arvo Rekisterinpitäjälle.

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää tietojen oikaisemista taikka käsittelyn rajoittamista. Lisäksi hänellä on oikeus vastustaa käsittelyä. Rekisterinpitäjällä on oikeus pyytää harkitsemansa lisätiedot pyynnön esittäjän henkilöllisyyden vahvistamiseksi. Pyyntöön vastataan kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta. Samassa ajassa ilmoitetaan mahdollisesta määräajan pidentämisestä ja viivästymisen syistä.

Oikeus peruuttaa suostumus

Henkilötietojen käsittely apurahatoiminnan rekisterissä ei perustu suostumukseen.

Oikeus tehdä valitus

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, mikäli hän katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan EU:n tietosuoja-asetusta.